Com o Dynamic View, você pode compartilhar partes de uma planilha ou um relatório sem compartilhar a planilha de origem subjacente.
Dynamic View: criar e gerenciar exibições dos seus dados
O Dynamic View permite que você exiba dados específicos para que outras pessoas visualizem e editem.
Antes de criar exibições no Dynamic View
- Confira se você tem os elementos essenciais do Dynamic View em operação.
- Crie as planilhas e os relatórios de origem que integrarão seu processo e defina permissões para criadores de exibições.
Criar uma exibição
Existem duas maneiras de criar exibições dinâmicas.
A partir do inicializador
- Selecione Dynamic View
- Selecione Create View (Criar exibição) na parte superior à direita da tela.
Se selecionar o item de origem errado, crie outra exibição. Não será possível voltar e selecionar outro item de origem.
A partir do item de origem
- Selecione Dynamic View no menu na parte superior da planilha ou do relatório.
- Selecione Create Dynamic View (Criar Dynamic View).
Configurar a exibição
Dê um nome para a exibição, defina o que as pessoas podem ver e se elas podem adicionar novos itens a uma planilha de origem.
Veja alguns aspectos importantes das configurações nesta etapa:
- Revisar exibição por usuário atual: filtre a exibição de um usuário nas tarefas que foram atribuídas a ele pela coluna Lista de contatos.
- Restringir exibição pelo filtro da planilha: os filtros de planilha ajudam a refinar os dados que aparecem na exibição. Selecione qualquer filtro de planilha compartilhada para restringir a exibição a esse filtro específico.
- Envio de novos itens: você pode permitir que usuários criem entradas. Se a origem for um relatório, especifique o relatório e a planilha subjacentes.
Se você obtém informações de diversos usuários, pode ser interessante criar um formulário. Um formulário torna seus dados consistentes, além de ser outra maneira de garantir que todos usem a exibição corretamente.
Selecionar os campos que devem aparecer
- Na seção Available fields (Campos disponíveis), selecione os campos que deseja mostrar na exibição.
- Para filtrar dados em campos específicos, adicione uma lista suspensa ou campos de símbolo dos seus dados de origem.
- Opcional: você também tem a opção de adicionar anexos ou comentários com as seguintes configurações:
- Anexos
- Exibir anexos
- Usuários podem adicionar anexos
- Comments
- Exibir comentários
- Usuários podem adicionar comentários
- Anexos
Os campos que você selecionar nesta etapa são exibidos como colunas e linhas no Dynamic View. Se quiser mostrar os campos apenas em determinadas condições, não os adicione à seção Campos visíveis. Em vez disso, defina as condições ou lógicas na guia Details Panel (Painel de detalhes).
Configurar o painel de detalhes
O painel de detalhes permite personalizar o que é exibido para os usuários depois que eles selecionam uma linha no Dynamic View. Você pode usar o painel de detalhes para coletar informações e fornecer detalhes.
- Em available Fields (Campos disponíveis), arraste os campos para a seção Details Panel Layout (Layout do painel de detalhes).
- (Opcional) Ative a descrição do painel de detalhes e insira instruções para seus usuários. Eles verão sua mensagem quando abrirem a exibição de detalhes em um Dynamic View.
- Selecione a guia que você deseja que apareça quando seus usuários abrirem a Dynamic View: dados, anexos ou comentários.
- Selecione o campo que você deseja configurar.
- Edite a lógica ou as propriedades de campo. As propriedades de campo definem o campo e a lógica permite a aplicação de lógica condicional ao campo.
- Na barra à direita, selecione o ícone Field Properties (Propriedades de campo).
Ao selecionar um campo na seção Details Panel Layout (Layout do painel de detalhes), o painel Field Properties (Propriedades de campo) abrirá. - Para editar a lógica de campo, selecione o ícone Field Logic (Lógica de campo) na barra lateral direita.
- Na barra à direita, selecione o ícone Field Properties (Propriedades de campo).
Propriedades de campo
Use isto | Para fazer isto | Notas |
|---|---|---|
Rótulo personalizado | Crie um rótulo personalizado para o campo. | Para adicionar um rótulo personalizado, expanda a caixa Custom label (Rótulo personalizado). |
Opções de campo:
| Defina o nível de importância de um campo. | O campo será opcional e editável se você desativar essas opções. |
Display as (Exibir como) | Ajustar o tamanho do campo. | Selecionar opção:
|
Initital value (Valor inicial) | Definir um valor padrão em um campo. | Se permitir novos envios à exibição, o valor adicionado neste campo será o valor padrão. |
Campo somente leitura
Alguns campos podem não ser editáveis, dependendo do tipo de dados ou das informações contidas na célula. As seguintes condições determinam um campo somente leitura no Dynamic View:
- Campo é de uma Coluna de sistema;
- Campo é de uma Coluna de data de término de Gantt;
- Campo é a Coluna de data de término na exibição de intervalo de datas das configurações de projeto;
- Campo é de uma Coluna de predecessor de Gantt;
- Célula na planilha de origem contém uma fórmula;
- Célula na planilha de origem contém um vínculo de célula de entrada;
- Célula da planilha de origem contém um hiperlink.
Lógica de campo
Ao adicionar uma lógica de campo, a exibição mostra ou oculta campos. Essa lógica é baseada nas condições ou alterações no item do Smartsheet ou no Dynamic View.
A lógica de campo se baseia em colunas de listas suspensas e símbolos. Você precisa de uma coluna de lista suspensa ou símbolos na planilha de origem para nomear e salvar as regras da lógica de campo.
Se a origem for um relatório com várias planilhas, os valores de uma lista suspensa em uma dada coluna deverão ser consistentes em todas as planilhas. Talvez você não consiga usar esse valor na lógica de campo se uma planilha estiver sem um valor nas propriedades da coluna.
- No painel Field Logic (Lógica de campo), selecione + Logic (+ Lógica).
- Dê um nome à lógica de campo.
- Na seção When (Quando), identifique a coluna e os valores que acionarão a lógica.
- Na seção Action (Ação), selecione o que acontecerá quando a exibição detectar o acionador. Você pode:
- ocultar campos selecionados;
- mostrar campos selecionados como Somente leitura;
- mostrar campos selecionados como Podem ser editados;
- mostrar campos selecionados como Obrigatórios.
- Selecione os campos que devem aparecer ou desaparecer na exibição e clique em Save (Salvar).
As permissões de visibilidade que você definir aqui serão exibidas no painel de detalhes. Para acessar o painel de detalhes, selecione uma linha na exibição.
É possível criar regras com ações conflitantes. O Dynamic View dará preferência para a regra com o nível de permissão mais baixo
Compartilhar seu Dynamic View
Use a guia de compartilhamento para configurar quem pode ver e editar a exibição. Consulte Compartilhar seu Dynamic View para obter detalhes.