Resource Management の詳細レポート

ご利用可能なユーザー

プラン:

  • Resource Management

共有、フィルタリング、エクスポート、稼働率の計算、成立確率の予測などの詳細レポート機能について学習します。

Resource Management のレポートを共有する

ご利用可能なユーザー

プラン:

  • Resource Management

権限:

  • リソース管理者
  • ポートフォリオ編集者
  • ユーザー スケジューラー
  • ポートフォリオのレポート作成者
  • プロジェクト編集者

この機能が Smartsheet リージョンまたは Smartsheet Gov に含まれているかどうかを確認してください。

有効な Resource Management ログインと適切な権限レベルを持つユーザーのみが共有レポートを表示できます。

  1. シートの右上隅にある [共有] を選択します。 
  2. ポップアップから URL をコピー/貼り付けし、チーム メンバーにメッセージを送ります。チームはこのリンクからレポートに移動できます。

レポートを削除するには、レポート名にカーソルを合わせ、削除アイコンを選択します。

詳細レポート

組織でビジネスまたはエンタープライズの Smartsheet プランを利用し、Smartsheet 認証を使用している場合は、詳細レポートを作成することで、レポートのデータをさらに分析し、Smartsheet で共有することができます。また、Smartsheet のライセンス ユーザー (旧共同作業者モデル) またはメンバー (ユーザー サブスクリプション モデル) のいずれかである必要があります。

関連する Smartsheet のシート、レポートダッシュボード、またはワークスペースを、Resource Management ライセンスを持たない Smartsheet プランのユーザーを含む、必要な共同作業者と共有できます。 

レポートからデータをエクスポートする

ご利用可能なユーザー

プラン:

  • Resource Management

権限:

  • リソース管理者
  • ポートフォリオ編集者
  • ユーザー スケジューラー
  • ポートフォリオのレポート作成者

この機能が Smartsheet リージョンまたは Smartsheet Gov に含まれているかどうかを確認してください。

レポート データは、[エクスポート] メニューまたは [元のデータをリクエストする] の 2 つの方法でエクスポートできます。

[エクスポート] メニューを使用する場合:

  1. レポートを作成します。
  2. レポートの右上隅にある [エクスポート] を選択します。 
  3. ファイルの形式を選択します。 

電子メールを使用する場合:

電子メールで送信される CSV リンクは、Resource Management のレポート サイズ制限の対象ではないため、他のツールで高度な分析を行うために大規模なデータセットをエクスポートする方法として優れています。

 

[元のデータをリクエストする] は、利用状況レポートでは使用できません。 

 

  1. レポートを作成します。
  2. [レポートの実行] の横にある [元のデータをリクエストする] を選択します。

CSV ファイルの準備が整うと、Resource Management アカウントに関連付けられているメール アドレスに、CSV ファイルをダウンロードするためのリンクが記載された電子メールが届きます。レポートの範囲やシステムの負荷によっては、電子メールが届くまでに最大 24 時間かかる場合があります。

詳細レポート

組織でビジネスまたはエンタープライズの Smartsheet プランを利用し、Smartsheet 認証を使用している場合は、詳細レポートを作成することで、レポートのデータをさらに分析し、Smartsheet で共有することができます。詳細レポートを作成することで、Smartsheet のエコシステムにデータを保存し、高度な分析を実行したり、データを操作したりすることができます。レポート データを Smartsheet に保存すると、BridgeData ShuttleDataMesh など、Smartsheet の高度な機能を使用できます。

ピボット テーブル レポート設定

ご利用可能なユーザー

プラン:

  • Resource Management

権限:

リソース管理者、ポートフォリオ編集者、ユーザー スケジューラー、ポートフォリオのレポート作成者、プロジェクト編集者は、レポート用にデータをエクスポートできます。

この機能が Smartsheet リージョンまたは Smartsheet Gov に含まれているかどうかを確認してください。

まず、レポートを作成し、データを .csv ファイルとしてエクスポートします。

ここでは、得られたデータをもとにピボット テーブルを作成する際に役立つ便利なレポートをいくつかご紹介します。

クライアントとプロジェクトの予算の概要

  • ビュー: 予算: 金額
  • 時間枠: 過去 90 日間と今後 90 日間
  • 最初のグループ化: クライアント
  • 次のグループ化: プロジェクト
  • 表示: プロジェクト タイプ: 確定

先月の請求可能な稼働率

  • ビュー: 時間と料金: 時間と金額
  • 時間枠: 先月
  • 最初のグループ化: 分野
  • 次のグループ化: チーム メンバー
  • 表示: プロジェクト タイプ: 確定

まず、利用可能な合計時間を計算します。これは、先月の総稼働日に各人の 1 日の稼働時間を掛けた値です。次に、請求可能な合計時間を計算します。稼働率とは、請求可能な作業に費やされた合計時間の割合です。

個々のプロジェクト予算レポート

  • ビュー: 時間と料金
  • 時間枠: カスタム日付範囲: プロジェクト期間
  • 最初のグループ化: フェーズ
  • 次のグループ化: チーム メンバー
  • 表示: プロジェクトの名前とクライアント

ユーザーとプロジェクトのカスタム フィールドを追加する

ご利用可能なユーザー

プラン:

  • Resource Management

権限:

カスタム フィールドを追加するには、リソース管理者である必要があります。

この機能が Smartsheet リージョンまたは Smartsheet Gov に含まれているかどうかを確認してください。

ユーザー用のカスタム フィールドでは、プロファイルにスキル、認定、マネージャー、組織構造などのプロパティを追加できます。プロジェクトの場合は、カスタム フィールドを使用してビジネス固有の基準をプロジェクトに追加し、ポートフォリオ編集者、プロジェクトの優先度、終了の可能性、ビジネス ユニット、 プロジェクト ID、場所などのプロパティを指定します。 

Resource Management を他のビジネス ツールやシステムと統合する場合は、他のツールで使用されているのと同じタグや識別子を使用してカスタム フィールドを追加します。

プロジェクトとユーザーは、複数のカスタム フィールドを持つことができます。スケジュールプロジェクト ポートフォリオ ページ、または レポート でフィールドをフィルターできます。

カスタム フィールドを作成する

カスタム フィールドを追加できるのは、リソース管理者のみです。

  1. 右上の [設定] を選択します。 
  2. ドロップダウン リストから [アカウント設定] を選択します。
  3. 左のナビゲーション メニューから [プロジェクト カスタム フィールド] または [ユーザー カスタム フィールド] を選択します。
  4. [追加] を選択し、次の情報を入力します。
    • フィールド名: カスタム フィールドとそのフィルターの表示名。
    • フィールドの説明: このカスタム フィールドの使用方法を説明します (任意)。
    • フィールド タイプ: テキスト フィールド、ドロップダウン メニュー、または複数選択ドロップダウン メニューを選択します。ドロップダウン メニューと複数選択ドロップダウン メニューを使用すると、表示されるオプションを指定できます。
    • 既定値: 新しいプロジェクトやユーザー向けにこのフィールドに事前入力される値。この値を既存の割り当てに入力するには、[既存のすべてのプロジェクト/ユーザーに既定値を適用する] を選択します。
    • このフィールドをどのように使用しますか?: この値が必要かどうかを判断します。
      • プロジェクトページまたは個人ページに表示
      • アカウント全体のフィルター オプションと、スケジュール内のユーザー ビューの表示オプション
      • 管理者のみが編集可能 (ユーザー カスタム フィールドのみ) 
  5. [保存] を選択してカスタム フィールドを作成します。新しいフィールドは、必要に応じて、既定値を持つすべてのプロジェクトまたはユーザーに表示されます。リソース管理者とポートフォリオ編集者は、必要に応じて、プロジェクト設定またはプロファイル設定のカスタム フィールドを編集できます。

カスタム フィールドの更新

[アカウント設定] でカスタム フィールドを更新すると、そのフィールドを使用しているすべてのプロジェクトとユーザーに更新が表示されます。

[アカウント設定] からカスタム フィールドを削除した場合、プロジェクトまたはユーザーはその設定内でその値を保持します。少なくとも 1 人のプロジェクトまたはユーザーがその値を設定に関連付けている限り、そのオプションはスケジュールとレポートのフィルター オプションに表示されます。

フィルター

レポートでカスタム フィールドをフィルターすると、データ セット内の特定のアイテムを表示できます。たとえば、優先度の高いプロジェクトや特定のポートフォリオ編集者に属するプロジェクトをフィルターできます。複数のフィルターを適用できます。グループ化したデータで使用できるフィルターのみが表示されます。