Gestisci i contatti nell‘elenco I miei contatti Smartsheet

Un modo per gestire i contatti è con l‘elenco I miei contatti Smartsheet. Pensalo come la tua directory cloud per le attività Smartsheet in cui puoi memorizzare gli indirizzi e-mail dei colleghi con cui collaborerai su Smartsheet.

Per visualizzare i contatti nell‘elenco I miei contatti Smartsheet, nella barra di navigazione, seleziona Account > I miei contatti Smartsheet.

Chi può vedere i tuoi contatti Smartsheet

Il tuo elenco di contatti Smartsheet è di tua esclusiva proprietà e solo tu puoi visualizzarlo. Tuttavia, se assegni un‘attività o condividi un foglio con uno dei tuoi contatti, l‘indirizzo e-mail di quel contatto sarà visibile alle altre persone che hanno accesso al foglio.

Prima di iniziare: formatta il file .csv

Se desideri importare contatti da Outlook, Hotmail o AOL, esporta i contatti in un file .csv. Le colonne nel file .csv devono essere nominate: First Name, Last Name, and Email Address. L‘ortografia esatta è importante altrimenti l‘elenco non verrà importato correttamente.

Ecco un esempio di come formattare il tuo file .csv:

First Name	Last Name	Email Address
Sally	Smart	sally.smart@smartsheet.com
Ian	Intelligent	ian.intelligent@smartsheet.com
Dave	Diligent	dave.diligent@smartsheet.com

Ti è consentito un numero illimitato di contatti, ma puoi importare solo 1.000 contatti alla volta.

Aggiungere i contatti a I miei contatti di Smartsheet

Importa i contatti in blocco

1. Nella barra di navigazione, seleziona Account > I miei contatti Smartsheet. 
2. Seleziona Importa contatti. 
3. Seleziona una di queste opzioni e segui i passaggi:

• .csv (Outlook, Yahoo, ecc.)
  1. Seleziona il file .csv e clicca su Continua. 
  2. Scegli quali contatti desideri importare in Smartsheet e clicca su Importa. 
• vcf (file vCard)
  • Seleziona il file vCard, quindi Continua e infine Importa.

Aggiungi i contatti individualmente

1. Nella barra di navigazione, seleziona Account > I miei contatti Smartsheet.
2. Quindi seleziona Aggiungi.
3. Digita il nome e l‘indirizzo e-mail del contatto.
4. Seleziona OK.

Aggiungi contatti individuali quando condividi un elemento Smartsheet

Quando condividi elementi in Smartsheet digitando un indirizzo e-mail, l‘indirizzo e-mail viene aggiunto automaticamente all‘elenco I miei contatti Smartsheet. 

Per associare un nome all‘indirizzo: 

• Modifica il contatto tramite il modulo I miei contatti Smartsheet, oppure
• Se ti trovi nel modulo Condivisione fogli o Condivisione report, aggiungi un contatto all‘elenco tramite il modulo Seleziona contatti:
  1. Nel campo Invita collaboratori, seleziona l‘icona Seleziona contatti. 
  2. Nel modulo Seleziona contatti, seleziona Aggiungi nuovo.
  3. Inserisci il nome e l‘indirizzo e-mail del contatto, quindi seleziona OK.

Modifica o elimina i contatti

1. Nella barra di navigazione, seleziona Account > I miei contatti Smartsheet.
2. Nel modulo I miei contatti Smartsheet, seleziona con il tasto destro del mouse il contatto che desideri modificare o eliminare. 
3. Seleziona una delle due opzioni:

• Modifica contatto: inserisci un nome associato all‘indirizzo e-mail
• Elimina contatto: rimuovi un contatto dall‘elenco dei contatti
  • L‘eliminazione o la modifica di un contatto nel tuo elenco di contatti non rimuove o aggiorna l‘indirizzo e-mail corrispondente nei fogli condivisi. Per riassegnare le attività, consulta l‘articolo su come Trovare e sostituire i valori all‘interno di un foglio.

Non puoi modificare l‘indirizzo e-mail di un contatto, ma solo il nome. Dovrai creare un nuovo contatto per un utente per modificare l‘indirizzo e-mail. 

Esporta i contatti nella tua lista di contatti Smartsheet

1. Nella barra di navigazione, seleziona Account > I miei contatti Smartsheet. 
2. Seleziona Esporta contatti > .csv.

I contatti dal tuo elenco I miei contatti Smartsheet verranno esportati come file .csv nella posizione in cui i download sono archiviati sul tuo computer.

Suggerimenti e best practice consigliate per l‘utilizzo dei contatti

• Puoi gestire quali contatti vengono visualizzati quando digiti in una cella.

• Per utilizzare i contatti dalla tua intera lista di contatti Smartsheet: nella colonna Elenco dei contatti, inserisci il nome del contatto in una cella. Una volta iniziata la digitazione, i risultati appariranno nell‘elenco dei contatti. 
   

  Attualmente, non esiste un modo per utilizzare le voci dell‘elenco di contatti provenienti da altri fogli.

• Gli Amministratori di gruppo per piani Business e Aziendale possono organizzare i contatti in gruppi. In questo modo è più facile condividere e inviare informazioni a più persone.
• I nomi selezionati per i contatti appariranno quando assegni loro delle attività nelle colonne Elenco di contatti. Tuttavia, in altre aree come la lista Condivisione, il nome visualizzato viene ricavato dall‘account Smartsheet dell‘utente.