El administrador del sistema es responsable de agregar, administrar y eliminar usuarios. Administración de usuariosRevise las prácticas recomendadas para configurar y administrar los usuarios de su plan.
Explicaremos las diferencias entre los tipos de usuario, además de mostrar cómo generar informes que muestran cómo su organización utiliza Smartsheet.
Descripción general del Centro de administración
Página de inicio del Centro de administración
En la página de inicio del Centro de administración se muestra un resumen de su plan y usuarios. Allí se brinda acceso a las perspectivas del plan y a la información de la cuenta de usuario, incluidos tipos de usuarios basados en permisos y tipos de acceso de administrador. Puede descargar un informe detallado de tipo de usuario.
Vea la información que se incluye a continuación y que coincide con el modelo de su plan. Verifique si hay una página Administrar la corrección en el Centro de administración. Si existe, su plan utiliza el Modelo de suscripción de usuarios. Consulte el artículo Descripción general del Administrador del sistema del modelo de suscripción de usuarios para obtener más información.
Página de inicio del Centro de administración: Modelo de suscripción de usuarios
La burbuja llena indica que una configuración está activa. La configuración depende del plan; un ícono de cambio a una versión superior 
Vaya a Centro de administración y seleccione el ícono de Menú en la esquina superior izquierda de la pantalla para dirigirse a las siguientes opciones:
- Administración de usuarios
- Administrar la corrección
- Administración de grupos
- Controles de gestión
- Perspectivas del plan
- Administración de dominios
- Configuración
- Información del plan y facturación
Página de inicio del Centro de administración: Modelo de colaborador heredado
La burbuja llena indica que una configuración está activa. La configuración depende del plan; un ícono de actualización 
Vaya a Centro de administración y seleccione el ícono de Menú en la esquina superior izquierda de la pantalla para dirigirse a las siguientes opciones:
- Administración de usuarios
- Solicitudes de licencia
- Administración de grupos
- Controles de gestión
- Perspectivas del plan
- Administración de dominios
- Configuración
- Información del plan y facturación
Para obtener información sobre Administración de usuarios:
- Centro de administración: Acciones masivas y mucho más en Administración de usuarios
- Centro de administración: Agregar, editar o desactivar usuarios
Para obtener información sobre la Administración de grupos:
Página de solicitudes de licencias
La página de solicitudes de licencias y la detección de cuentas son solo para planes en el modelo de colaborador heredado.
En la página de solicitudes de licencias se muestran todos los usuarios gratuitos de su plan que solicitaron una licencia. En esta lista se muestra el nombre del solicitante, su dirección de correo electrónico, la antigüedad de su solicitud y un mensaje de su parte, en caso de que lo haya incluido.
Puede usar las acciones que se muestran a la derecha para rechazar o aceptar las solicitudes de licencias.
Si activó la Detección de cuentas, también verá las solicitudes de Observadores o miembros del equipo de su dominio que desean unirse a su plan.
Centro de administración: Agregar, editar o desactivar usuarios
Inicie sesión en el Centro de administración
Para acceder a la Administración de usuarios, inicie sesión en el Centro de administración y seleccione Administración de usuarios en el menú del extremo superior izquierdo.
Asigne más de un administrador del sistema a su cuenta por si el administrador del sistema principal no está disponible. Obtenga más información sobre los tipos de usuarios.
Retirar o desactivar usuarios
Aprenda a retirar, desactivar o reactivar usuarios en el Centro de administración.
Tiene la responsabilidad de garantizar que los usuarios accedan a los servicios de Smartsheet y los utilicen dentro de los límites autorizados. El acceso no autorizado a los servicios, al igual que el uso de estos sin autorización, se facturan de acuerdo con la Política de límites. A menos que se acuerde otra cosa por escrito con Smartsheet, el retiro o la desactivación de los usuarios o el cese del uso de los servicios no afectarán el derecho de Smartsheet a facturar el acceso y el uso no autorizados.
Agregar usuarios individualmente
- Seleccione Agregar usuario en la parte superior izquierda de la página Administración de usuarios.
- Complete los detalles del usuario en el panel Agregar usuario a la derecha.
Seleccione Invitar para enviarle una invitación a ese usuario. El usuario deberá aceptar la invitación para convertirse en un miembro activo del plan.
Para encontrar usuarios con un estado específico, seleccione Mostrar todos los usuarios en la parte superior derecha y, luego, haga su selección.
Errores al agregar usuarios
En los planes del Modelo de colaborador heredado, un usuario puede pertenecer a varios planes, pero debe usar un correo electrónico único para cada plan. Si invita a un usuario a su plan con un correo electrónico que ya está en uso en otro plan, recibirá el siguiente mensaje de error: Esta persona pertenece a otra cuenta.
Para corregir esto, el usuario puede proporcionar una dirección de correo electrónico diferente para que usted puede volver a invitarlo con la nueva dirección.El usuario también puede pedirle al administrador del sistema del otro plan que lo elimine de ese plan. Obtenga más información sobre cómo administrar direcciones de correo electrónico asociadas con su plan de Smartsheet.
Smartsheet no reconoce las listas de distribución como direcciones de correo electrónico válidas para nuevas cuentas o como destinos de las comunicaciones automatizadas en un flujo de trabajo.
¿No sabe qué modelo utiliza su plan? Verifique si hay una página Administrar la corrección en el Centro de administración. Si existe, su plan utiliza el Modelo de suscripción de usuarios. Consulte el artículo Descripción general del Administrador del sistema del modelo de suscripción de usuarios para obtener más información.
Editar propiedades de los usuarios
- Para editar usuarios de forma individual, seleccione un nombre de la lista de Administración de usuarios. Implemente los cambios en el panel Editar usuario a la derecha.
- Para acceder a acciones adicionales para el usuario, seleccione en la parte superior derecha. Más información
| Use esta página | Para hacer esto |
|---|---|
| Información general | Editar el nombre y los roles del usuario, y los roles de las aplicaciones premium, y ver su dirección de correo electrónico principal |
| Perfil | Editar el título, el departamento, la empresa, los números de teléfono y la categoría de trabajo del usuario |
| Grupos | Mostrar los grupos de los que forma parte el usuario, y ver los detalles del grupo o eliminarlo del grupo |
| Correos electrónicos alternativos* | Agregar direcciones de correo electrónico alternativas a la cuenta del usuario o convertir una dirección de correo electrónico alternativa en la dirección principal Tenga en cuenta que los usuarios pueden eliminar las direcciones de correo electrónico alternativas desde Administración de usuarios. |
Si añade una dirección de correo electrónico alternativa, se envía un correo electrónico de confirmación a dicha dirección. El usuario debe confirmar el cambio para que se agregue correctamente la dirección alternativa.
Agregar usuarios de forma masiva
Para agregar varios usuarios a la vez, debe crear un archivo de valores separados por comas (CSV) que contenga los nombres y las direcciones de correo electrónico que quiere utilizar. Cada archivo CSV que cargue está limitado a 1000 filas; por lo tanto, solo puede agregar hasta 1000 usuarios nuevos por archivo CSV.
Una vez que haya hecho eso, puede importar la lista desde la página Administración de usuarios.
Si el archivo CSV incluye las direcciones de correo electrónico de personas que ya se agregaron al plan, estas no volverán a agregarse.
- Seleccione Más acciones en la parte superior izquierda de la página Administración de usuarios.
- Seleccione Importar usuarios…
- Siga los pasos que se indican en la ventana emergente Importar usuarios para crear un archivo CSV que contenga los nombres, las direcciones de correo electrónico y las funciones que desea agregar:
- Descargar el archivo de la plantilla
- Introducir la información del usuario y asignar funciones
Cargar el archivo CSV
Brandfolder Image
Seleccione Importar.
Se enviará de inmediato un correo electrónico de confirmación a todas las direcciones de correo electrónico incluidas en el archivo CSV. Los destinatarios deben seleccionar Aceptar en el correo electrónico.
Tenga en cuenta lo siguiente
- Las hojas creadas o compartidas con el usuario siguen estando disponibles incluso después de que acepten la invitación para unirse al plan.
- Al agregar usuarios al plan, usted y todas las personas incluidas en la pantalla Administración de usuarios pueden asignar filas de tareas al usuario desde una columna de lista de contactos.
- De manera predeterminada, se muestran todos los usuarios del equipo en la pantalla. Puede filtrar la lista por tipo de usuario a través de la lista desplegable ubicada en la parte superior. También puede escribir en el campo de texto para buscar los usuarios por nombre o por dirección de correo electrónico.
A continuación, se muestra un ejemplo de formato para su archivo CSV:
| Nombre | Apellido | Correo electrónico |
|---|---|---|
| Sally | Smart | sally.smart@smartsheet.com |
| Ian | Intelligent | ian.intelligent@smartsheet.com |
| Dave | Diligent | dave.diligent@smartsheet.com |
Editar las propiedades de los usuarios de forma masiva
Utilice la opción Permisos básicos de actualización masiva... para cambiar los tipos de usuario de múltiples usuarios de su plan a la vez. Para hacerlo, descargue una lista de usuarios como archivo CSV, modifique los valores de la lista de usuarios y, luego, vuelva a cargar la lista en Smartsheet.
Si cambia los permisos de un usuario que es propietario de recursos, es posible que deba transferir los permisos de propietario.
No puede usar la opción Permisos básicos de actualización masiva... para editar el tipo de usuario de quienes tienen el estado de Invitado. Puede editar estas propiedades solo después de que el usuario haya aceptado la invitación al plan.
Para actualizar usuarios de forma masiva:
- Seleccione Más acciones en la parte superior izquierda de la página Administración de usuarios.
- Seleccione Permisos básicos de actualización masiva…
- Siga los pasos que se indican en la ventana emergente Permisos básicos de actualización masiva para actualizar los atributos de los usuarios.
- Descargar la lista de usuarios
- Actualizar funciones de usuarios
Cargar el archivo CSV
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- Seleccione Importar.
Aplicaciones premium y conectores
Puede editar las funciones de los usuarios y sus permisos para los conectores y las aplicaciones premium.
- Si desea habilitar o revocar el acceso a los conectores y las aplicaciones premium en su cuenta, deslice los botones de cada usuario.
- Para realizar cambios masivos en las funciones y los permisos, seleccione la opción Permisos de actualización masiva de aplicaciones premium de la página Administración de usuarios. Más información
