La función Combinación de usuarios permite que los administradores del sistema de planes Empresariales y Premier combinen usuarios entre sí para eliminar entradas duplicadas y fusionar dos perfiles de usuarios en uno. Esta función es muy valiosa para las organizaciones que tienen varias direcciones de correo electrónico por empleado.
En este tema, repasaremos las prácticas recomendadas sobre el uso de la función Combinación de usuarios de manera efectiva, incluido cómo navegar y acceder a la función Combinación de usuarios, y cómo estructurar y cargar correctamente archivos en formato CSV para combinar varios usuarios de Smartsheet juntos al mismo tiempo.
Centro de administración: Combinar cuentas con la Combinación de usuarios
Descripción general
Puede usar la Combinación de usuarios en las siguientes situaciones:
- Combinar dos cuentas de usuario en su plan que pertenecen a la misma persona. Es posible que se haya creado una de estas dos cuentas debido a un cambio de correo electrónico o cambio de dominio de correo electrónico.
Actualizar la dirección de correo electrónico principal de los usuarios de su plan, siempre y cuando la dirección de correo electrónico no esté asociada con un usuario fuera de su plan.
Si la dirección de correo electrónico ingresada ya existe como cuenta de usuario de Smartsheet, esa cuenta de usuario debe ser un miembro de su plan.
- Actualizar los dominios de correo electrónico de los usuarios de su plan. La actualización de dominio podría deberse a una fusión, adquisición, desinversión, creación de marca o consolidación.
Requisitos previos
Antes de usar Combinación de usuarios, debe validar y activar los dominios de correo electrónico asociados con las direcciones de correo electrónico que desea combinar. El Administrador del sistema que ejecuta la Combinación de usuarios no puede ser una de las cuentas que se combinarán. Otro Administrador del sistema debe realizar una Combinación de usuarios de la cuenta de un Administrador del sistema.
Validar y activar todos los dominios
La Combinación de usuarios requiere la validación y activación de dominios, pero se puede deshabilitar la función Aprovisionamiento automático de usuarios (UAP).
Si una cuenta de usuario ya existe para la dirección de correo electrónico ingresada, esa cuenta de usuario debe ser miembro de su organización en la lista de usuarios.
La cuenta de usuario puede existir y no aparecer en la lista de Administración de usuarios si se eliminó de la cuenta o se le compartió una hoja. Para combinar este usuario, invítelo a su cuenta. Debe aceptar la invitación para que se lo agregue a su plan como miembro activo.
Elimine las funciones de la aplicación premium
Si cualquiera de las cuentas que desea combinar tiene funciones de la aplicación premium habilitadas, primero debe eliminar esos permisos para poder combinar las cuentas. Puede reasignar las funciones de las aplicaciones premium después de combinar las cuentas.
Eliminar un usuario de los grupos de otro plan
Si alguna de las cuentas es miembro de grupos ajenos al plan actual, primero elimínela de esos grupos y, luego, combine las cuentas. Puede volver a agregarlas a esos grupos después de combinarlas.
Descargar y configurar la plantilla de Combinación de usuarios
- Inicie sesión en el Centro de administración con las credenciales actuales de su cuenta de Smartsheet.
- Seleccione el ícono del Menú ubicado en la esquina superior izquierda y vaya a Administración de usuarios.
- Seleccione Más acciones > Combinar usuarios...
Para descargar el archivo de plantilla, seleccione Descargar.
Usará la plantilla para la combinación de usuarios.
- En la plantilla descargada, introduzca lo siguiente:
- En Dirección de correo electrónico para el inicio de sesión actual, escriba las direcciones de correo electrónico de las cuentas que deberían combinarse y cerrarse.
En la columna Dirección de correo electrónico de reemplazo para el inicio de sesión, introduzca las direcciones de correo electrónico principales de las cuentas que desea conservar.
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Guarde el archivo completado y mantenga el formato CSV.
Asegúrese de que las direcciones de correo electrónico de cada par pertenezcan a la misma persona.
Después de la combinación, la dirección de correo electrónico principal de la cuenta conservada será el valor que de la columna Dirección de correo electrónico de reemplazo para el inicio de sesión. El valor de la columna Dirección de correo electrónico actual para el inicio de sesión queda como una dirección de correo electrónico alternativa en la cuenta.
Puede especificar hasta 500 pares de direcciones de correo electrónico en un archivo. Si tiene que actualizar más de 500 pares de direcciones de correo electrónico, debe cargar otros archivos de combinación. Además, si la dirección de correo electrónico ingresada ya existe como cuenta de usuario de Smartsheet, esa cuenta de usuario debe ser un miembro de su plan.
Abrir una vista previa y aplicar la combinación
- Inicie sesión en el Centro de administración con las credenciales actuales de su cuenta de Smartsheet.
- En la página Administración de usuarios, seleccione Más acciones > Combinar usuarios...
Suba el archivo actualizado y seleccione Vista previa de la combinación.
La opción Vista previa de la combinación valida las direcciones de correo electrónico en busca de problemas como direcciones de correo electrónico no válidas, entradas duplicadas, dominios no validados y más. Las entradas que no indican Listo para la combinación no se aplicarán, y se mostrará una solución práctica en la columna Recomendación.
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- Cuando todo esté listo, seleccione Aplicar combinación. Verá un mensaje de confirmación de que el proceso de Combinación de usuarios está en curso.
Cuando finaliza el proceso de Combinación de usuarios, los usuarios afectados reciben un correo electrónico de confirmación a modo de notificación de los cambios.
También recibirá un correo electrónico con un enlace a un informe que contiene los resultados de la Fusión de usuarios. Los resultados de la Fusión de usuarios incluye la siguiente información:
- Dirección de correo electrónico actual: es la dirección de correo electrónico que se fusionó.
- Dirección de correo electrónico de reemplazo: es la dirección de correo electrónico que se conservó.
- Resultado: muestra si la fusión se realizó correctamente para un usuario determinado.
- Métricas que muestran un recuento de funciones, elementos que se poseen, elementos compartidos y membresías de grupos para la cuenta conservada.
Elementos incluidos en la Combinación de usuarios
La membresía de los grupos ajenos al plan existente no se incluye y debe gestionarse manualmente. Consulte los requisitos previos.
En el proceso de Combinación de usuarios, Smartsheet aplica la siguiente lógica:
Siga las instrucciones de su modelo. ¿No sabe qué modelo utiliza su plan? Verifique si hay una página Administrar la corrección en el Centro de administración. En caso afirmativo, su plan utiliza el modelo de suscripción de usuarios. Consulte el artículo Descripción general del modelo de suscripción de usuarios para obtener más información.
Modelo de colaborador heredado
- Si un usuario tiene cuentas con licencia y sin licencia, Smartsheet cierra la cuenta sin licencia.
- Smartsheet transfiere todos los recursos de la cuenta sin licencia a la cuenta con licencia.
- Si un usuario tiene dos cuentas con licencia, Smartsheet mantiene la cuenta más antigua y cierra la nueva.
Modelo de suscripción de usuarios
- Si un usuario tiene cuentas de Miembro y de Observador, Smartsheet cierra la cuenta de Observador.
- Smartsheet transfiere todos los recursos de la cuenta de Observador a la cuenta de Miembro.
- Si un usuario tiene dos cuentas de Miembro, Smartsheet mantiene la cuenta más antigua y cierra la nueva.
Al finalizar, Smartsheet transfiere los siguientes elementos de la cuenta cerrada a la cuenta conservada:
- Las hojas, los informes, los espacios de trabajo y los paneles a los que el usuario tiene acceso
- Los grupos que son propiedad del usuario
- La membresía de grupos
- Las funciones
- Las direcciones de correo electrónico alternativas
- Información del perfil
En el proceso de Combinación de usuarios, el sistema mueve los elementos del espacio de trabajo a la carpeta Transferido de.
Cuestiones para tener en cuenta
Smartsheet les pedirá a los usuarios que no pertenecen a Smartsheet que creen una cuenta si recibieron lo siguiente:
- Una invitación para editar o ver un elemento de Smartsheet
- Una alerta de un flujo de trabajo de automatización u otros desencadenadores
Para prevenir la pérdida de flujos de trabajo de conectores de aplicación premium y los tokens de API durante la combinación de cuentas, asegúrese de lo siguiente:
- La cuenta que desea mantener tiene licencia (modelo de colaborador heredado) o es una cuenta de Miembro (modelo de suscripción de usuarios).
- La cuenta que desea cerrar no tiene licencia (modelo de colaborador heredado) o es una cuenta de Observador (modelo de suscripción de usuarios).
Elementos que no se incluyen en una Combinación de usuarios
- Flujos de trabajo de automatización
- Contactos
- Conectores
- Favoritos
- Tokens de API*
* Los tokens de API se utilizan para las integraciones y aplicaciones premium como Control Center y la aplicación Calendar. Es posible que los usuarios deban volver a autenticarse en estas aplicaciones para utilizarlas.
Deshacer la Combinación de usuarios
Si experimenta problemas o necesita deshacer la Combinación de usuarios para alguna cuenta, resalte las filas que desea deshacer en el archivo de Combinación de usuarios y, luego, comuníquese con el Soporte de Smartsheet. Asegúrese de adjuntar el archivo de Combinación de usuarios a la solicitud de soporte.
El Soporte de Smartsheet se comunicará con usted para confirmar la solicitud antes de proceder con los cambios.
Una Combinación de usuarios solo se puede deshacer si se realizó en los últimos siete días.
La acción de deshacer no vuelve por completo la cuenta de un usuario a su estado original, previo a la combinación. Solo se restablecerán los elementos que se hayan combinado. Es posible que los usuarios deban volver a autenticarse en las aplicaciones premium, solucionar los flujos de trabajo automatizados o realizar alguna otra acción.