Kontakte in der Liste „Meine Smartsheet-Kontakte“ verwalten

Eine Möglichkeit zur Verwaltung von Kontakten ist die Liste „Meine Smartsheet-Kontakte“. Betrachten Sie es als Ihr Cloud-Verzeichnis für Smartsheet-Aufgaben, in dem Sie die E-Mail-Adressen von Mitarbeitern speichern können, mit denen Sie an Smartsheet zusammenarbeiten.

Um die Kontakte in Ihrer Liste „Meine Smartsheet-Kontakte“ anzuzeigen, wählen Sie in der Navigationsleiste Konto > Meine Smartsheet-Kontakte aus.

Wer Ihre Smartsheet-Kontakte sehen kann

Ihre Liste „Meine Smartsheet-Kontakte“ ist privat – nur Sie können sie anzeigen. Wenn Sie einem Kontakt eine Aufgabe zuweisen oder ein Sheet für ihn freigeben, wird die E-Mail-Adresse dieses Kontakts jedoch anderen Personen angezeigt, die auf dieses Sheet zugreifen können.

Bevor Sie beginnen: CSV-Datei formatieren

Wenn Sie Kontakte aus Outlook, Hotmail oder AOL importieren möchten, müssen Sie die Kontakte in eine CSV-Datei exportieren. Versehen Sie die CSV-Datei anschließend mit folgenden Spalten: Vorname, Nachname bzw. E-Mail-Adresse. Wichtig ist, dass Sie alles richtig schreiben, da die Liste sonst nicht richtig importiert wird.

Hier ist ein Beispiel für die Formatierung Ihrer CSV-Datei:

Vorname	Nachname	E-Mail-Adresse
Sally	Smart	sally.smart@smartsheet.com
Ian	Intelligent	ian.intelligent@smartsheet.com
Dave	Diligent	dave.diligent@smartsheet.com

Sie haben Zugriff auf eine unbegrenzte Anzahl von Kontakten, können jedoch jeweils nur 1.000 Kontakte importieren.

Kontakte zu „Meine Smartsheet-Kontakte“ hinzufügen

Massenimport von Kontakten

1. Wählen Sie in der Navigationsleiste Konto > Meine Smartsheet-Kontakte aus. 
2. Wählen Sie Kontakte importieren aus. 
3. Wählen Sie eine dieser Optionen aus und führen Sie die folgenden Schritte aus:

• .csv (Outlook, Yahoo usw.)
  1. Wählen Sie die CSV-Datei und dann Weiter aus.
  2. Wählen Sie aus, welche Kontakte Sie in Smartsheet importieren möchten, und klicken Sie anschließend auf Importieren.
• .vcf (vCard-Datei)
  • Wählen Sie die vCard-Datei aus, dann Weiter und anschließend Importieren.

Kontakte einzeln hinzufügen

1. Wählen Sie in der Navigationsleiste Konto > Meine Smartsheet-Kontakte aus.
2. Wählen Sie anschließend Hinzufügen aus.
3. Geben Sie den Namen und die E-Mail-Adresse des Kontakts ein.
4. Wählen Sie OK aus.

Einzelne Kontakte hinzufügen, wenn Sie ein Smartsheet-Element freigeben

Wenn Sie Elemente in Smartsheet freigeben, indem Sie eine E-Mail-Adresse eingeben, wird die E-Mail-Adresse automatisch Ihrer Liste „Meine Smartsheet-Kontakte“ hinzugefügt. 

So verknüpfen Sie einen Namen mit der Adresse: 

• Bearbeiten Sie den Kontakt über das Formular „Meine Smartsheet-Kontakte“ oder
• falls Sie sich im Formular Sheetfreigabe oder Berichtsfreigabe befinden, fügen Sie der Liste über das Formular Kontakte auswählen einen Kontakt hinzu:
  1. Wählen Sie im Feld Mitarbeiter einladen das Symbol Kontakte auswählen aus. 
  2. Wählen Sie im Formular Kontakte auswählen die Option Neu hinzufügen aus.
  3. Geben Sie den Namen und die E-Mail-Adresse des Kontakts ein und wählen Sie OK aus.

Kontakte bearbeiten oder löschen

1. Wählen Sie in der Navigationsleiste Konto > Meine Smartsheet-Kontakte aus.
2. Wählen Sie im Formular Meine Smartsheet-Kontakte mit Rechtsklick den Kontakt aus, den Sie bearbeiten oder löschen möchten. 
3. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus: 

• Kontakt bearbeiten: Geben Sie einen Namen ein, der mit der E-Mail-Adresse verknüpft ist.
• Kontakt löschen: Entfernen Sie einen Kontakt aus Ihrer Kontaktliste.
  • Wenn Sie einen Kontakt aus Ihrer Kontaktliste löschen oder bearbeiten, wird die E-Mail-Adresse nicht aus freigegebenen Sheets entfernt oder darin aktualisiert. Wie Sie Aufgaben neu zuweisen, erfahren Sie im Artikel Werte innerhalb eines Sheets finden und ersetzen.

Sie können die E-Mail-Adresse eines Kontakts nicht bearbeiten, nur den Namen. Sie müssen einen neuen Kontakt für einen Benutzer erstellen, um die E-Mail-Adresse anpassen zu können. 

Kontakte aus Ihrer Smartsheet-Kontaktliste exportieren

1. Wählen Sie in der Navigationsleiste Konto > Meine Smartsheet-Kontakte aus. 
2. Wählen Sie Kontakte exportieren > .csv aus.

Die Kontakte aus Ihrer Liste „Meine Smartsheet-Kontakte“ werden in eine CSV-Datei exportiert und an dem Speicherort abgelegt, an dem Downloads auf Ihrem Computer gespeichert werden.

Tipps und Best Practices zur Verwendung von Kontakten

• Sie können verwalten, welche Kontakte angezeigt werden, wenn Sie etwas in eine Zelle eingeben.

• Um Kontakte aus Ihrer gesamten Smartsheet-Kontaktliste zu verwenden, geben Sie die Namen des Kontakts in eine Zelle in der Kontaktlistenspalte ein. Sobald Sie mit der Eingabe beginnen, werden die Ergebnisse in der Kontaktliste angezeigt. 
   

  Derzeit gibt es keine Möglichkeit, Kontaktlisteneinträge aus anderen Sheets zu verwenden.

• Gruppenadministratoren mit Business- und Enterprise-Plänen können Kontakte in Gruppen organisieren. Dies erleichtert die Freigabe und Weitergabe von Informationen an mehrere Personen.
• Die für Ihre Kontakte ausgewählten Namen werden angezeigt, wenn Sie ihnen Aufgaben in den Kontaktlistenspalten zuweisen. In anderen Bereichen wie der Freigabeliste wird der angezeigte Name dem Smartsheet-Konto des Benutzers entnommen.