Объединение и разделение учётных записей Resource Management

Один или несколько планов? 

Оба варианта имеют свои преимущества и недостатки. 

Один план управления ресурсами в Resource Management 

• Редакторы проектов и пользователи с более высоким уровнем разрешений могут видеть всех участников плана и назначать работу любому из них. Им доступны сведения о распределении всех пользователей учётной записи, даже если они не могут просмотреть конкретный проект. 
• Интеграция с Control Center позволяет автоматизировать работу с макетами и программами Control Center в рамках одного плана.

Несколько планов управления ресурсами в Resource Management

• Этот сценарий позволяет использовать несколько рабочих графиков и параметров нерабочих дней, например учитывать региональные праздники. 
• Между экземплярами не происходит обмена данными. Невозможно корректно оценить загрузку сотрудника, профиль которого используется одновременно в нескольких планах. Наличие нескольких планов позволяет изолировать данные. 
• Пользователи получают лицензии для каждого плана. Если один и тот же пользователь добавлен в несколько планов, ему требуется несколько лицензий. 
• Интеграция Control Center и Resource Management позволяет подключить к программе Control Center только один экземпляр Resource Management. Для каждого экземпляра Resource Management потребуется развёртывать Control Center. 

Риски, возникающие при объединении и разделении экземпляров

Для объединения и разделения экземпляров Resource Management необходимо произвести экспорт данных из Resource Management, при этом экспортируются не все данные. Сведения о проектах и планах будут потеряны. После завершения настройки некоторые данные придётся восстанавливать вручную. 

Ниже перечислены элементы, на которые не распространяется процесс экспорта.

Сведения о планах:

• список ролей;
• список видов деятельности;
• ставки;
• заполнители;
• названия этапов;
• рабочий статус;
• категории расходов;
• категории времени и оплаты;
• государственные праздники;
• клиенты;
• местоположения;
• типы отпусков;
• теги пользователей;
• теги проекта;
• все элементы, использующие API разработчика;
• настраиваемые поля проекта;
• настраиваемые поля пользователей;
• настраиваемая фирменная символика;
• настройки проверки подлинности;
• изображения, связанные с проектами.

Сведения о проектах:

• назначения на проект и связанные с ними даты;
• этапы проекта;
• ставки, связанные с этапами проекта;
• ставки конкретных проектов;
• статусы рабочих элементов;
• заметки к рабочим элементам;
• списки задач рабочих элементов;
• журнал действий по проекту;
• отчёты по проекту;
• краткое описание проекта.

Сведения о пользователях:

• название назначения на работу;
• статусы рабочих элементов;
• заметки к рабочим элементам;
• списки задач рабочих элементов;
• журнал действий по проекту;
• отчёты по проекту;
• краткое описание проекта.

Обзор процесса

Для выполнения этого процесса вы должны быть лицензированным администратором Resource Management. 

Основное различие между объединением и разделением планов заключается в целевом местоположении. При разделении планов данные импортируются в новый план. При объединении планов данные импортируются в существующий план. При работе с данными выполняются одни и те же действия; разница состоит только в том, куда будут импортированы данные. 

1. Экспортируйте данные из исходного плана. Будет произведён экспорт пользователей и проектов.
2. Экспортируйте данные за прошлые периоды из исходного плана. 
3. Используйте программу для работы с электронными таблицами, чтобы подготовить к импорту файл с данными пользователей.
4. Импортируйте файл с данными пользователей в целевой план. 
5. Восстановите проекты.
   • Если вы используете интеграцию со Smartsheet, подключите таблицы со сведениями по проектам, и данные появятся в Resource Management автоматически. 
   • Если интеграция со Smartsheet отсутствует, необходимо будет восстановить проекты вручную. 
6. Проверьте правильность данных и удалите ненужные элементы. 

Экспорт данных из исходного плана

Экспорт пользователей 

1. Откройте Resource Management. Выберите Параметры > Параметры учётной записи.
2. В меню слева выберите пункт Пользователи, а затем Экспортировать список пользователей. В списке будут перечислены все пользователи, связанные с вашим планом, и соответствующие настраиваемые поля. 

Экспорт проектов

1. Выберите Импорт проекта > Экспортировать список проектов, чтобы экспортировать проекты и связанные параметры, включая настраиваемые поля.  

Экспорт данных за прошлые периоды

1. Войдите в Resource Management и перейдите к разделу Аналитика.
2. В правом верхнем углу выберите Новый отчёт. Используйте указанные далее параметры.
   В разделе Просмотр выберите пункт Бюджеты: часы.
   В разделе Временной интервал выберите Настраиваемый диапазон дат. Выберите временной интервал, соответствующий длительности существования экземпляра. Выберите длительный временной интервал, если не знаете точных дат.
   В разделе Показать выберите пункт Всё. Эти настройки позволят получить сведения обо всех активных и архивированных проектах Resource Management. 
3. Выберите Запросить исходные данные. Вы получите ZIP-файл, содержащий данные за прошлые периоды, по электронной почте. 
4. Откройте сообщение электронной почты и выберите Загрузить CSV-файл. Не можете найти нужное письмо? Проведите поиск в папке "Входящие" по запросу исходные данные csv. Экспорт охватывает не все данные; некоторые из них необходимо будет восстанавливать. Список данных, не входящих в экспорт, приведён выше.
   
   Обратите внимание: сформированный файл будет иметь большой размер. Вот какие данные будут в нём содержаться:

• тип записи ("Расходы" или "Время и оплата");
• проект и все связанные с ним метаданные (параметры проекта, настраиваемые поля проекта);
• связанный этап (если применимо);
• ставки для конкретного назначения / статьи расходов;
• внесённое время;
• утверждённое время/расходы, включая сведения об утверждающих и времени утверждения;
• настраиваемые поля конкретного пользователя.

Подготовка данных к объединению

Импорт пользователей

1. Выберите Параметры > Параметры учётной записи. 
2. Выберите Пользователи > Экспортировать список пользователей. 
3. Откройте файлы в формате CSV, содержащие экспортированные сведения о пользователях и проектах. 
4. Скопируйте экспортированный список пользователей из столбца B в столбец R. Не выполняйте сопоставление столбца А ("user_id") с целевым, так как это системный столбец, созданный на основе соответствующего плана.
5. Вручную скопируйте настраиваемые поля пользователей (любой столбец, название которого начинается с символов "CF_XXX", начиная со столбца S) по одному полю за раз. Каждое настраиваемое поле будет иметь уникальный идентификатор в зависимости от экземпляра Resource Management, даже если названия полей в обоих планах будут совпадать.

Импорт проектов в целевой план

С использованием Smartsheet

Повторно подключите таблицы проекта к плану Resource Management. Smartsheet сопоставит все связанные с этим проектом данные, если заполнены следующие поля:

• основной столбец;
• исполнитель (список контактов);
• дата начала (дата);
• дата окончания (дата);
• % распределения (текст/число). 

Без использования Smartsheet

Вам придётся восстанавливать все проекты и назначения вручную. Чтобы сократить число операций, выполняемых вручную, сосредоточьтесь только на активных проектах.