Советы по отслеживанию и анализу времени и бюджета

Всё хорошо в меру

Отслеживание времени требует от пользователей определённых усилий. Для повышения эффективности рекомендуется отслеживать как можно меньше параметров.

В некоторых организациях время не отслеживается вообще. Предполагается, что затраченные значения равны запланированным. В таких командах рассчитывают потраченные часы и суммы рассчитываются как подтверждённые и неподтверждённые запланированные часы в прошлом.

Другим организациям требуется больше информации. В этом случае фиксируются только часы, необходимые для каждого проекта. Отслеживание времени ведётся в режиме "Часы и минуты".

При подробном отслеживании необходимо, чтобы сотрудники вводили примечания к каждой записи о времени. Этот метод позволяет более эффективно фильтровать и анализировать данные о времени, содержащиеся в отчётах.

Создайте возможность для принятия решений

Сотрудники, непосредственно занятые выполнением работы, могут самостоятельно выбрать оптимальное для этого время, если сроки и примерная продолжительность работы над задачей чётко определены.

Лучше всего делать назначения как можно более высокоуровневыми, например, назначение в течение недели с выделением 20 % времени сотрудника, а не однодневное назначение продолжительностью восемь часов. Таким образом, у сотрудников будет больше свободы при планировании рабочей недели.

Анализируйте разные области

Отчёты позволяют группировать информацию о потраченных и будущих часах, бюджете, использовании ресурсов и многом другом разными способами. Можно проанализировать часы по одному проекту, все часы, сгруппированные по клиенту, виду деятельности, роли или месяцу, а также создать сводные отчёты других типов.

Анализ отчётов поможет вам внести стратегические корректировки в будущем. Например, вы можете заметить, что некоторым сотрудникам всегда требуется в больше времени на выполнение работы, а проекты для некоторых клиентов всегда выполняются с превышением бюджета. Эти сведения помогут вам скорректировать прогнозы в будущем. Например, если вы обнаружили, что проекты для определённого клиента всегда требуют больше времени, то можете добавить ещё три недели, когда начнёте следующий проект.

Вы можете создавать шаблоны проектов с рекомендуемыми бюджетами для определённых видов деятельности. Данные отчётов дают реальную информацию о том, как настроить эти шаблоны, позволяя каждый раз улучшать планирование базовых показателей.