Smartsheet アカウントを持っていないユーザーや、元のシートを共有していないユーザーと Smartsheet アイテムを共有します。
シート、レポート、またはダッシュボードを公開すると、Smartsheet にログインせずに誰でもアクセスできる一意の URL と、Web サイトのソース コードに埋め込んでシートやレポートを表示できる iFrame コードが生成されます。
公開したアイテムは動的なので、常に最新のデータが表示されます。
公開はいつでも中止できます。公開を中止すると、そのシート、レポート、ダッシュボードの公開バージョンには誰もアクセスできません。
所有者と管理者がシート、レポート、ダッシュボードを公開できます。ビジネスおよびエンタープライズ プランのシステム管理者は、アカウント内のユーザー全員に対し、公開機能を制限または無効化できます。グローバル アカウント設定の管理に関する詳細をご確認ください。
この機能の使用には、機密データが社外の人の目にさらされる危険性が伴います。公開アイテムへのリンクの共有先をより限定的にするには、アクセス制御 (以下を参照) を使用するか、シートのプロパティ、レポートのプロパティまたはダッシュボードのプロパティ ウィンドウから取得できるリンクをコピーしてそれを共有します。これらのプロパティ ウィンドウから取得できるリンクは、共有された共同作業者のみがアクセスできる安全なリンクです。
Smartsheet アイテムを公開するときは、アクセス制御を使用してアイテムへのアクセスを制限できます。
- リンクを持つすべてのユーザーがアクセス可能
- アクセス権を持つすべてのユーザーがコンテンツやリンクを表示または編集できるリンクを作成します。
- このアイテムと同じ Smartsheet プランのユーザーのみ利用可能
- ユーザーがリンクのコンテンツを表示する前に Smartsheet にログインする必要がある、安全なリンクを作成します。Smartsheet プランに追加されたユーザーのみがコンテンツを表示できます。
- これは、アカウントを持たないユーザーがあなたの Smartsheet アイテムやそのアイテムが保存されているワークスペースに共有されている場合は含まれません。詳細については、「共有」をご覧ください。
エンタープライズ プラン以上のお客様は、追加オプションの「アクセス制御」をご利用になれます。
- アイテムが共有されているユーザーのみ利用可能
- ユーザーがリンクのコンテンツを表示する前に Smartsheet にログインする必要がある、安全なリンクを作成します。アイテムを共有されているユーザーのみがアクセスでき、その他のユーザーにはエラー ページが表示されます。
Smartsheet プランのユーザーには、システム管理者の管理センターでアクティブなユーザーとしてリストされていユーザーが含まれます。詳細は、「ユーザー管理」をご覧ください。
アイテムは公開する前に保存してください。最後に保存したビューが公開ビューとなります。
シートを公開する
- 右の機能バーで [公開] を選択します。
- 1 つまたは複数の公開オプションの下にあるスライダーを選択し、[オン] にします。
スライダーを [オン] にすると、そのシートへのリンクが生成され、公開の設定をさらに調整できるウィンドウが表示されます。
シートの公開には以下のようにさまざまなオプションがあります。
- 読み取り専用 - HTML: このオプションは、シート データのすばやい読み込みが可能な簡易バージョンを必要とする場合に最適です。カレンダー ビューやガント ビューに切り替えるオプションはなく、シート データをシンプルな読み取り専用で表示します。添付ファイル/リンクとコメントは使用できません。また、インデントされた行を折りたたんだり展開したりすることはできません。
- 読み取り専用 - 完全: このオプションは、[読み取り専用 - HTML] よりもユーザー インターフェイスが豊富で、閲覧者は行の添付ファイルやコメントの表示、さらには階層の展開や折りたたみができます。
アクセス制御のオプションを使用すれば、誰でもアクセス可能にするか、アイテムを共有している一部のユーザーのみにするかを設定できます。
[公開設定] オプションを使用して、既定のビューをグリッド (ガント) またはカレンダーに設定します。ただし、公開されたシートにアクセスするユーザーが必要に応じてビューを切り替えることも可能です。 - [誰でも編集可能]: このオプションをオンにすると、編集者レベルの共有権限がある場合のように、誰でもこのシートを開いて編集することが可能になります。
アクセス制御のオプションを使用すれば、リンクを誰でもアクセス可能にするか、またはアイテムと同じ Smartsheet プランでアクセス可能にするかを設定できます。
[公開設定] オプションを使用して、既定のビューをグリッド (ガント)、カードまたはカレンダーに設定します。ただし、公開されたシートにアクセスするユーザーが必要に応じてビューを切り替えることも可能です。 - iCal (カレンダー): 誰でもシートの予定を自分の Smartsheet 以外のカレンダーに追加できるようになります。
- シートの公開用 URL や埋め込みコードを共有するには、キーボードを使用してウィンドウから URL またはコードをコピーし、電子メールや Web ページに貼り付けます。
レポートを公開する
公開機能を使用すると、表示専用形式でレポートが表示され、閲覧者は行の添付ファイル/リンクやコメントを開いたり、変更を強調表示したり、レポートを印刷したりできるようになります。
レポートを公開するには:
- 右の機能バーで [公開] を選択します。
- スライダーを選択して公開を [オン] にします。[読み取り専用 - 完全: 公開用リンク] ウィンドウが表示されます。
- 必要な属性を選択します。
- アクセス制御のオプションを使用すれば、リンクを誰でもアクセス可能にするか、またはアイテムと同じ Smartsheet プランでアクセス可能にするかを設定できます。
- [公開設定] オプションを使用して、既定のビューをグリッド (ガント)、カレンダーまたはカード ビューに設定します。ただし、公開されたシートにアクセスするユーザーが必要に応じてビューを切り替えることも可能です。
- シートの公開用 URL や埋め込みコードを共有するには、キーボードを使用してウィンドウから URL またはコードをコピーし、電子メールや Web ページに貼り付けます。
公開されたレポートには、公開したユーザーが Smartsheet で目にするものと同じ結果が表示されます。公開者の共有アクセスがレポートから削除されると、公開はオフになり、レポート所有者に通知されます。
ダッシュボードを公開する
公開オプションは、ダッシュボードを読み取り専用形式で表示します。公開されたダッシュボードの閲覧者は、ダッシュボードのショートカットを使用できるだけでなく、ダッシュボードに設定されたあらゆるウィジェットのインタラクションを使用できます。
ダッシュボードを公開するには:
- ダッシュボード左上の [ファイル] > [公開] を開きます。
- スライダーを選択して公開を [オン] にします。
- [アクセス制御] オプションを使用すれば、リンクを誰でもアクセス可能にするか、ダッシュボードと同じ Smartsheet プランのユーザーのみアクセス可能にするかを設定できます。
- シートの公開用 URL や埋め込みコードを共有するには、キーボードを使用してウィンドウから URL またはコードをコピーし、電子メールや Web ページに貼り付けます。
公開されたダッシュボードは 10 分ごとに自動で最新の情報に更新されます。この動作はカスタマイズすることも非アクティブ化することもできません。
公開を中止、または公開オプションを編集する
- シートおよびレポートの場合は、右の機能バーで [公開] を選択します。ダッシュボードの場合は、[ファイル] > [公開] を選択します。
- 以下のいずれかを実行します。
- 公開を取り止め、公開用リンクや iFrame コードを使用したシートへのアクセスを中止するには、オンにした各公開オプションのスライダーを選択して [オフ] に切り替えます。
- 変更を加えるには、変更したい公開オプションの隣にある [リンクの取得] を選択します。