タイムライン ビューを使用して日付ベースの作業を追跡する

タイムライン ビューを使用すると、現在何が起こっているのか、次に何が起こるのかを簡単に確認できるため、チームと関係者は共通の目標に向かって集中し、連携を維持することができます。この合理化されたビューは、ロードマップを要約したり、複数のプロジェクトから成るポートフォリオの概要を提供したりするのに最適です。 タイムラインに切り替えると、シート コントロールの外観とレイアウトが変わり、ファイル メニュー、フォームへのアクセス、自動化など一部の機能が使用できなくなる場合があります。 

タイムライン ビューでは、次のことが可能です。

• 日付ベースの作業をタイムラインで確認する
• データを水平レーンにグループ化し、特定のアイテムにフィルターを適用する
• マイルストーンとバーの詳細を表示して編集する
• 拡大または縮小して、表示するデータの数を調整する 
• スクロールして今後の作業や過去の作業を表示する

タイムライン ビューを使用するタイミング

タイムライン ビューは、プロジェクトの主要な日付やフェーズを、不要な詳細を排除しつつ視覚的に表現する必要がある場合に使用します。タイムライン ビューの用途は以下の通りです。

• 主要なマイルストーンを強調し、重要な日付と成果物を際立たせる。
• 単一または複数のプロジェクトの大まかな概要を関係者に提示する。
• 日付ベースの業務管理に重点を置くことで、整合性と明確さを確保する。

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タイムライン ビューを使用するには、ビジネス プランまたはエンタープライズ プランの利用者である必要があります。プランのアップグレードに関する詳細情報をご確認ください。

タイムライン ビューにアクセスする

タイムライン ビューに切り替えるには、以下の手順に従います。

1. シート上部のツールバーに移動します。
2. レイアウト切り替えボタンをクリックします。
3. ドロップダウン メニューから [タイムライン] を選択します。

シートをタイムライン ビュー用に設定する

シートに日付列がない場合、シートのレイアウト切り替えボタンでタイムライン オプションは選択できません。

タイムラインは、1 つ以上の (列の数式が適用されていない) 日付列があるシートで使用できます。日付を入力したすべてのアイテムが、タイムライン上にマイルストーン (ひし形) として表示されます。日付のないアイテムはビューに表示されません。

シートに (列の数式が適用されていない) 日付列が 2 つ以上ある場合は、最初の 2 つの日付列がプロジェクト設定の開始日と終了日として自動的に設定されます。少なくとも 1 つの日付 (開始日または終了日) が入力されたアイテムはすべてタイムラインにマイルストーンとして表示され、2 つの日付 (開始日および終了日) が入力されたアイテムはすべてバーとしてタイムラインに表示されます。開始日も終了日もないアイテムは、ビューに表示されません。

シートのプロジェクト設定で依存関係が有効になっていて、先行タスク列または期間列が定義されている場合は、期間の値によって、タイムライン上のアイテムの表示がバー (期間が 1 日以上) になるかマイルストーン (期間が 0 日) になるかが決まります。

プロジェクト設定の設定と編集はグリッド ビューで行う必要があります。 

タイムライン アイテムを編集する

タイムライン ビューでは、データをバー (期間が複数の日数であるイベント) またはマイルストーン (期間が 0 日であるイベント) として表示します。バーやマイルストーンにカーソルを合わせると、完全な名前と開始日/終了日が表示されます。他のユーザーが行ったバーやマイルストーンの変更はリアルタイムで表示されます。 

タイムライン アイテムの詳細を表示して編集する

[詳細を編集] を右クリックして選択するか、バーまたはマイルストーンをダブル クリックしてアイテムの詳細をすべて表示し、必要に応じて編集します。変更は即座に保存されます。  グリッド ビューで非表示になっている列は、詳細パネルには表示されません。 

アイテムの色を編集する

タイムライン表示では、元となるガント ビュー、カード ビュー、またはカレンダー ビューのタスク バーの色がバーやマイルストーンに適用されます。 条件付き書式を使ってアイテムの色を編集すると、ステータスや優先度に基づいてタスクを視覚的に区別できるため、プロジェクトの健全性をすばやく評価して、注意が必要な領域を特定できます。これらのバーやマイルストーンの色を編集するには、ガント ビュー、カード ビュー、またはカレンダー ビューに切り替えて、以下のいずれかを行います。

• カラー バーを右クリックして、タスク バーの色を手動で適用します。
• 条件付き書式ルールを適用し、タスク バーの色のみを設定します。

タスク バーの色を設定する条件付き書式ルールがシートにある場合、条件付き書式ルールに一致しないシート上のバーはすべて灰色で表示されます。

アイテムのタイトルを編集する

アイテムのタイトルをカスタマイズすると、最も関連性の高い情報をチームのニーズに合った方法で強調することができます。バーとマイルストーンのタイトルは、既定ではシートのプライマリ列から取得されます。ツールバーの [設定] ボタンで、アイテムのタイトルの定義に使用する列をカスタマイズできます。選択できるのは、文字列/数値列または自動番号割り当て列のみです。アイテムのタイトルを変更すると、その変更がシートのすべての閲覧者に適用されます。 

アイテムのタイトルの表示方法 (完全表示または短縮) を設定することもできます。ここで選択するオプションはユーザー固有であり、シートのすべての閲覧者に適用されるわけではありません。ツールバー ボタンを選択し、以下の使用可能な 3 つのオプションのいずれかを選択します。

• テキストのオーバーフローなし - バーのタイトルはバー内に収まるように短縮されます。マイルストーンのタイトルに使用できる文字数は 20 文字までです。
• テキストを部分的にオーバーフロー - バーとマイルストーンのタイトルには、最初の 20 文字のみが表示されます。
• テキストをすべてオーバーフロー - バーとマイルストーンのタイトルは 150 文字まで表示できます。バーのタイトルがバーの長さを超えることもあります。 

アイテムに連絡先を割り当てる

連絡先にバーやマイルストーンを割り当てるには、グリッド ビューに戻り、連絡先列の [列プロパティの編集] を選択して、連絡先リストに連絡先を追加します。詳しい手順については、連絡先リスト列に優先表示させる連絡先の設定に関する記事をご覧ください。

タイムライン ビューを使用する

タイムライン上のアイテムをグループ化する

タイムライン内のアイテムをグループ化することで、担当者、チーム、ステータス、地域、部門などごとに、タスクをテーマ別に水平のレーンに整理できます。タイムライン ビューでは、最大 2 つのレベルのグループ化をサポートしています。データは、ドロップダウン リスト (単一選択)、連絡先リスト (単一選択)、または記号列でグループ化できます。タイムライン ビューでシートを初めて読み込むと、グループ化が既定で適用されますが、以下の手順で調整または削除できます。 

グループ化を追加するには

1. ツールバーで、[グループ] を選択します。 
2. 各ドロップダウン リストで、グループ化の基準とする列を選択します。 

グループ化はユーザーごとに設定されます。Smartsheet では、各タイムラインのユーザーごとに適用されているグループ化が保存されます。

未分類レーン

グループ化を適用する際には、未分類レーンの表示と非表示を、ツールバーの [グループ] ボタンを切り替えることで選択できます。他のグループ化設定と同様、未分類レーンの設定は各タイムラインのユーザーごとに保存されます。 

アイテム階層 

アイテム タイトルの横にあるドロップダウン矢印は、そのアイテムに同じグループ レーンのサブアイテムがあるかどうかを示します。 タイムライン ビューでは階層が尊重され、親アイテムは子アイテムの上に表示されます。バーとマイルストーンの積み上げの順序は、(1) 階層レベル、(2) 開始日、(3) 終了日、(4) グリッドの行の順序によって決定されます。 

タイムスケールのコントロール

タイムスケールをカスタマイズすることで、短期計画のための詳細な日次ビューでも、戦略的プランニングのための年間概要でも、プロジェクトに最も関連している期間に焦点を当てることができます。 ツールバーのドロップダウンを使用して、タイムラインの表示を日、週、月、四半期、または年に変更できます。また、ツールバーのコントロールを使用してタイムラインを拡大ないし縮小したり、[今日] ボタンを選択して今日の日付にジャンプしたりすることができます。

タイムライン ビューのフィルター

タイムライン ビューでフィルターを適用および管理することで、特定のタスクやチーム メンバーに焦点を当てることができ、ディスカッションを合理化し、優先度の高い項目に継続的に注意を向けることができます。 タイムライン ビューに切り替えると、グリッド ビュー、カード ビュー、ガント ビュー、またはカレンダー ビューで適用されているフィルターが自動的に適用され、その逆も同様です。

タイムライン ビューのツールバーでは、既存のフィルターの選択、フィルターの切り替え、フィルターの解除を行うことができます。保存したフィルターにさらにフィルターを適用して、データをさらにフィルターすることもできます。新しいフィルターは、必要に応じて保存したり、共有したりすることができます。保存したフィルターの編集や削除を行うには、グリッド ビューに切り替える必要があります。

タイムライン ビューの添付ファイル/リンク

タイムライン ビューで添付ファイル/リンクとコメントを一元化することで、関連するすべてのプロジェクト情報を一元管理できるため、電子メールをやり取りする必要がなくなり、チーム メンバーが重要な文書やディスカッションに簡単にアクセスできるようになります。

タイムライン ビューで添付ファイル/リンク パネルを開くには、ツールバーのクリップ アイコンを選択するか、個々のタイムライン アイテムにカーソルを合わせます。パネルで [追加] を選択し、コンピューターまたは URL から添付ファイル/リンクをアップロードします。また、[添付ファイル/リンク] パネルにファイルをドラッグ アンド ドロップすることも可能です。

ドロップダウン メニューを使用して、特定のタイムライン アイテムまたはシート全体の添付ファイル/リンクを表示できます。アクション メニューを使用すると、新しいタブで添付ファイル/リンクを開く、ファイルをダウンロードする、説明を編集する、ファイル名を変更する、新しいバージョンをアップロードする、バージョン履歴を見る、添付ファイル/リンクを削除するといったことができます。 

タイムラインを共有する

タイムラインを共有することで、共同作業者は最も関連性の高いプロジェクト ビューを常に把握できるため、チーム内のコミュニケーション、透明性、および連携が向上します。 タイムライン ビューから共同作業者とシートを直接共有できます。また、特定のフィルターが適用されたタイムラインを既定のビューとして設定できます 

1. シート内で、右上にある [共有] を選択します。 
2. 必要に応じて、ユーザーまたはグループを挿入します。 
3. 既定のビューの横に表示される [編集] を選択します。 
   1. フィルターのドロップダウンで、必要に応じてフィルターを追加します。
   2. ビューのドロップダウンで、[タイムライン ビュー] を選択します。
   3. [保存] を選択します。
4. [共有] または [リンクのコピー] を選択します

他のユーザーとの共同作業

個々のタイムライン アイテムまたはシート全体に対してコメントできます。タイムライン アイテムにマウスのカーソルを合わせ、ポップアウト メニューの一番下にあるコメント アイコンを選択して、特定のアイテムの会話パネルを開きます。ドロップダウン オプションで [すべて] を選択すると、シート全体のコメントが表示されます。コメントを追加したり、他のユーザーにタグ付けしたりして、アイテムで共同作業を行うことができます。 

他のユーザーが行った変更 (特に新しく作成、更新、削除されたアイテム) をタイムライン ビューでリアルタイムに確認できます。シートを表示または編集している他のユーザーは、右上に一覧表示されます。アカウント写真にカーソルを合わせると、連絡先情報が表示されます。

タイムライン ビューでシートを表示しているユーザーは、使用しているビューに関係なく、他のすべてのユーザーを見ることができます。グリッド ビュー、カード ビュー、カレンダー ビュー、またはガント ビューでシートを表示しているユーザーは、タイムライン ビューでシートを表示しているユーザーを見ることはできません。 

タイムライン ビューの制限

タイムライン ビューは現在、レポート、ダッシュボード、または WorkApps では使用できません。 ただし、鋭意開発を進めており、新しい機能は今後も導入されます。この製品をさらに進化させる上で役立つ、フィードバックの提供にご協力ください。製品フィードバック フォームから直接フィードバックをお寄せください。