レポートでは、複数のシートの情報をまとめて、指定した条件を満たすアイテムのみを表示できます。
概要
行レポート: 複数のシートから行情報を表示できます。たとえば、自分に割り当てられたタスクや高優先度のラベルが付けられたタスク、完了していないすべてのタスクを表示し、それらのタスクを複数のシートから表示したい場合は、行レポートを使用してそれを実行できます。
レポートは、シートと同様に送信、共有、公開できます。また、レポート内のデータを編集したり並べ替えたりすることもできます。レポートには情報が保存されない点で、シートとは異なることに注意してください。そのため、レポートはプランのシート制限数にはカウントされません。
レポート所有者と管理者は、レポート ビルダーでレポートの条件を編集できます。
- レポート内のセルのデータを編集するには、編集者以上の権限を有し、レポートと元のシートが共有されている必要があります。
- レポート内のセルのデータを表示するには、閲覧者以上の権限を有し、レポートと元のシートが共有されている必要があります。
行レポートを作成する
ステップ 1: レポート コンテナを作成する
レポートはレポート ビルダーで作成します。次の手順を実行してください
- 左側のサイドバーにある [ソリューションの作成] (プラス アイコン) タブを選択します。
- [レポート] タイルを選択し、[行レポート] を選択します。
- レポート名を入力し、[行レポート] を選択して [OK] を選択します。
新しいレポートが [ホーム] タブのシート フォルダー内に作成されます。
ステップ 2: レポートに含める条件を選択する
レポート ビルダーで使用可能な条件オプションを使用してレポートを作成します。
どこ？
[どこ?] ボタンを選択し、レポートに含めるシートとワークスペースを選択します。作成したシート、または共有されたシートは、このリストから選択できます。
レポートに新しいシートを自動的に含めるには、ワークスペース全体を参照します。新しいシートがワークスペースに追加されると、レポートはそれを自動的に参照します。ワークスペースの詳細情報については、「ワークスペースのアイテムを管理する」を参照してください。
留意点
- 他のオプション ([誰?]、[何?]、[いつ?]) がレポート ビルダーで使用可能になる前に、少なくとも 1 つのシート、フォルダー、またはワークスペースを [どこ?] から選択する必要があります。
- フォルダーを選択した場合、そのフォルダーを選択した後に追加された新しいシートは、レポートに含まれません。[どこ?] からフォルダーを削除し、その後新しく追加されたシートを含めるように再度追加します。
担当者
[誰?] ボタンを選択し、レポートに表示するユーザーを選択します (たとえば、割り当て先がスティーブの場合)。レポートに含めるユーザーを含む列の名前を選択します。ここでは、連絡先リスト列タイプの列を選択できます。ステップ 2/2 で、タスクを表示するユーザーの名前を選択します。(列タイプの詳細については、列タイプを参照してください。)
レポートの汎用性を高めるには、[誰] の条件として [現在のユーザー] を選択します。たとえば、レポートを共有する予定で、レポートを表示するユーザーが自分に割り当てられたタスクを確認できるようにする場合は、[割り当て先] 列を選択し、[現在のユーザー] を選択します。
何？
結果の基準となるレポート基準を選択します（例： ％ 完了は 1 と等しい。ここで、1 は 100% を表します。
いつ？
表示する特定の日付または日付範囲を選択します (例: 期日が今後 7 日間以内の行を表示する)。このリストから選択できるのは日付タイプの列のみです。
ステップ 3: レポートに表示する情報を選択する
レポートに表示するシート列を選択するには、レポート ビルダー フォームで [列] を選択します。列を並べ替えるには、列をシート上の別の場所にドラッグします。レポート条件で選択した列は、プライマリ列およびシート名列とともに、レポートに自動的に追加されます。これらのデフォルトの列を表示しないように選択したり、列名を選択して列を追加したりできます。
ステップ 4: レポートを実行して表示する
[保存] を選択して、レポートを生成します。
一般的に、初めてレポートを実行する際にはそれ以後に実行する際よりも長い時間がかかります。
レポート ビルダーウィンドウを閉じ、レポートを表示します。
レポート 1 ページにつき 100 行が表示されます。レポートの条件を満たしたものが 500 行を超える場合、レポート下部にある [前へ] および [次へ] のボタンを使ってページを移動します。
ヒント: レポートに日付列が含まれている場合は、ガント ビューとカレンダー ビューでデータを表示できます。左のツールバーのガント ビュー アイコンとカレンダー ビュー アイコンを使用して、ビューを切り替えます。
既存のレポートを変更する
既存のレポートから、レポートの上部にある [レポート ビルダー] ボタンを選択して、レポート ビルダーを開きます。
列ヘッダーを右クリックするか、列メニューの点を選択して [列の追加] または [列の削除] を選択することでも、レポートの列の追加/削除を行うことができます。
検索の際には、以下の点に注意してください。
- レポートに表示される書式設定 (セルのフォントの色、背景の色、太字など) は元のシートの書式設定に準じます。
- 行階層はレポートには表示されません。
- 数式を含むセルはレポートから変更できません。
- シートで依存関係が有効になっている場合
- シート内の行の終了日は依存関係の設定に基づいて自動計算されるため、レポートから終了日を編集することはできません。その代わり、行で開始日と期間を編集すると、終了日が自動的に再計算されます。
- 先行タスクの開始日をレポートから編集することはできません。その代わり、先行タスクの開始日と期間を編集すると、依存タスクと関連付けられた日付が自動的に再計算されます。
詳細については、ヘルプ センターの記事「依存関係の有効化および先行タスクの使用」をご覧ください。
レポート条件の操作に関するヒント
レポート条件を削除する
既存のレポートから、レポートの上部にある [レポート ビルダー] ボタンを選択して、レポート ビルダーを開きます。
既存の値を選択して編集します。
レポート条件を削除するには、その条件の上にマウスを移動し、条件の右側に表示される削除ボタン (x) を選択します。
複数の条件を使用する
任意のセクションに複数の条件を追加するには、[誰]、[何]、 または [いつ] を再度選択します。たとえば、[何] セクションでは、「優先度: 高」や「ステータス: 進行中」などの条件を設定することを選択できます。
複数の条件があるセクションでは、AND 演算子と OR 演算子を使用する
デフォルトでは、複数の条件がある場合、セクション内に AND 演算子が表示されます。これは、レポートに表示するために行がすべての条件を満たす必要があることを意味します。任意の AND 演算子を選択して、その演算子を OR 演算子に変更します。この場合、条件を 1 つでも満たしている行はレポートに表示されます。同じセクション内に AND と OR 両方の演算子を使用する方法はありません。
セクション間で AND 演算子と OR 演算子を使用する
デフォルトでは、AND 演算子はレポート ビルダーの [誰]、[何]、そして [いつ] セクションの間に発生します。上記と同じように、AND 演算子をクリックしてすべて OR に変更できますが、セクションをまたがって両方の演算子を混合することはできません。
「Is Not」条件を作成する
レポートから情報を除外する場合は、[選択したアイテムを除外する] チェックボックスを使用します。たとえば、住所列が空白でない行を表示する場合は、「空白」条件を選択し、[選択したアイテムを除外する] チェックボックスをオンにします。
校正に関する問題のトラブルシューティング
誰のフィールドの括弧内に間違った数字が表示される
連絡先の横に表示される括弧内の数は、選択されたすべてのシートの連絡先列における表示回数を示します。この数と、レポートで生成された行数が一致しない場合は、連絡先名が Smartsheet 連絡先リストから選択されたのではなく、シートのセルに手動入力された可能性があります。
元のシートを開き、各セルのチーム メンバー名にカーソルを重ねます。「連絡先情報を追加」というメッセージが表示された場合は、リンクを選択し、連絡先名にメール アドレスを追加します。レポートを再実行すると、括弧内の数値には予想される行数が表示されます。
共有レポートが空白で表示される
レポートが参照している元のシートが共有されていないユーザーがそのレポートを見ると、レポートが空白で表示されたり、情報が少なく表示されたりします。レポートでは、まだ他のユーザーに共有されていないシートへのアクセス権は付与されません (詳細については、シート、レポート、ダッシュボードの共有に関する記事を参照してください)。
レポートのデータを編集する必要がない場合は、レポートを読み取り専用形式で公開できます。公開すると、公開されたバージョンでデータを表示するために、元のシートを共有する必要はありません。「レポートを公開する」を参照してください。
レポートの列が空白で表示される
これは、レポート ビルダーの [誰]、[何]、または [いつ] セクションで使用されている列の名前が、元のシートで変更されている場合に発生する可能性があります。レポート ビルダーの列設定がシートに存在しない場合は、[列名] - (列が見つかりません) と表示されます。
これを修正するには、更新された列名を参照するようにレポート ビルダーを更新し、古い列名を削除します。