Smartsheet Control Center: Domande frequenti sull‘archiviazione dei progetti

L’archiviazione dei progetti rende Smartsheet Control Center uno strumento completo per la gestione del ciclo di vita dei progetto: Consente ai responsabili dei programmi di automatizzare e gestire l’archiviazione, stadio finale del ciclo di vita del progetto.

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Quali sono i requisiti per l’Archiviazione dei progetti e chi può utilizzare questa funzione?

L’archiviazione dei progetti è disponibile a tutti i clienti che utilizzano Smartsheet Control Center. Devi essere un Responsabile di programma in Smartsheet Control Center per accedere all’Archiviazione dei progetti: Solo i Responsabili di programma possono creare ed eseguire flussi di lavoro di archiviazione.

Quali sono le funzioni che compongono Archiviazione dei progetti?

Con il flusso di lavoro di archiviazione, puoi:

• Impostare le condizioni di filtro in modo da consentire ai Responsabili del programma di selezionare rapidamente i progetti per l’archiviazione.
• Fornisci al tuo team di progetto una directory più pulita di workspace spostando i progetti per archiviare i workspace.
• Modifica la proprietà, aggiorna la condivisione e limita l’accesso sui progetti per preservare i dati cronologici per l’audit e l’analisi.
• Disabilita avvisi e azioni in modo che un progetto finito non generi più notifiche.
• Annulla collettivamente la pubblicazione di tutti i fogli archiviati, i pannelli di controllo o i report.
• Mantieni i dati di riepilogo sui progetti archiviati in modo che possano rientrare nel reporting del portafoglio per l’esercizio fiscale.Magari desideri archiviare i dati di riepilogo al rollover dell’esercizio fiscale.
• Fornisci un elenco dei progetti archiviati in Control Center nel caos in cui il tuo team abbia bisogno di accedervi per riferimenti successivi.

Potrò archiviare elementi Smartsheet non creati tramite Control Center?

No. È possibile archiviare solo gli elementi creati tramite Control Center.

Quali sono gli scenari comuni supportati da Archiviazione dei progetti?

Ecco alcuni scenari comuni:

• Archiviazione completa, blocca contemporaneamente gli elementi Smartsheet correlati a un progetto finito. Rimuovi i progetti finiti dai pannelli di controllo a livello di portfolio e i report in massa, senza dover modificare manualmente i pannelli di controllo e i report esistenti.
• Archivia con visibilità limitata, blocca i progetti completati e rimuove il relativo accesso, tuttavia li tiene nei pannelli di controllo e i report di livello portfolio fino al termine dell’esercizio fiscale. All’inizio dell’esercizio fiscale successivo, puoi rimuovere i progetti archiviati dai pannelli di controllo e dai report.

Posso ripristinare un progetto archiviato?

L'archiviazione di un progetto è un’operazione permanente. In questo momento non è possibile ripristinare un progetto archiviato.

È possibile archiviare automaticamente i progetti?

No. Un Responsabile del programma deve archiviare manualmente i progetti dall’app Control Center. Control center esegue quindi le automaticamente azioni che definisci per il flusso di lavoro di archiviazione dei progetti su tutti i progetti selezionati.

Chi può visualizzare e accedere ai progetti acquisiti?

Gli utenti possono visualizzare un elenco dei progetti archiviati in Control Center. Solo gli utenti con autorizzazione (configurata nell’ambito dell’archivio) saranno in grado di accedere agli elementi di progetto in Smartsheet.

I progetti archiviati saranno rimossi dai risultati della ricerca?

I progetti sono visualizzati solo nei risultati della ricerca per gli utenti con accesso al progetto. Una delle opzioni nel flusso di lavoro di archiviazione consiste nello spostare la cartella del progetto in un workspace di archiviazione. Dopo lo spostamento di una cartella, solo gli utenti con autorizzazione ad accedere al workspace di archiviazione vedi i progetti nei risultati della ricerca.

Posso archiviare parzialmente un progetto per lasciarlo aperto per una revisione o un audit finale?

Sì. L’archiviazione dei progetti supporta l’archiviazione multifase. Quando un progetto è completato può essere spostato in un workspace In attesa di archiviazione in cui solo alcuni utenti vi avranno accesso. Dopo il completamento di eventuali revisioni e audit, puoi eseguire l’archiviazione completa per rimuovere tutto l’accesso e bloccare il progetto.