Nel Chrome Web Store sono disponibili per l’installazione dei punti di integrazione tra Smartsheet e Google Drive.
- Smartsheet for Google Docs: importa strategicamente i dati di Smartsheet nel tuo documento Google.
- Smartsheet for Google Forms: archivia le risposte ai moduli Google Forms in un nuovo foglio Smartsheet.
- Crea nuovi fogli da Google Drive: i nuovi fogli vengono archiviati in Smartsheet, ma viene creato anche un link in Drive per aprirli facilmente da lì.
Inoltre, sono presenti diversi punti di integrazione con Google che non richiedono installazione. Ecco l’elenco completo.
Inizialmente devi utilizzare il browser Chrome per installare qualsiasi applicazione o componente aggiuntivo di Smartsheet, ma dopo l’installazione potrai accedere alle funzioni Google Drive-Smartsheet su qualsiasi browser.
Utilizzo del componente aggiuntivo Smartsheet Merge
Smartsheet for Google Docs è un componente aggiuntivo per Google Docs che ti consente di creare fatture, lettere tipo, buste o altri documenti a partire dai tuoi dati di Smartsheet. Ad esempio, puoi utilizzare i nomi contenuti nella colonna Nome cliente in Smartsheet per personalizzare una lettera tipo creata in Google Docs per ognuno dei tuoi clienti.
Nella barra laterale sono disponibili per la selezione solo le prime 100 colonne del foglio. Puoi creare manualmente un tag di campo unione per qualsiasi colonna digitando il nome della colonna tra due serie di parentesi graffe, ad esempio {{Nome della colonna}}.
Se i nomi o le posizioni delle tue colonne sono stati modificati dopo aver avviato il componente aggiuntivo, seleziona Aggiorna colonne per aggiornare l’elenco nella barra laterale.
Installare il componente aggiuntivo Smartsheet for Google Docs
- Installa Smartsheet for Google Docs dal Chrome Web Store e concedi a Smartsheet l’autorizzazione ad accedere ai tuoi documenti Google Drive.
- Dopo l’installazione, vai al documento nel quale desideri eseguire l’unione dei dati di Smartsheet.
- In alto, seleziona Estensioni > Smartsheet for Google Docs > Start (Avvia). La barra laterale Smartsheet Merge viene visualizzata a destra del documento.
Seleziona il pulsante Connect to Smartsheet (Connetti a Smartsheet) e segui le istruzioni per autorizzare l’accesso tra l’applicazione e il tuo account Smartsheet.
durante questa operazione potrebbe essere visualizzato un messaggio di errore se sei connesso a più account Google. In questo caso, esci da tutti gli account Google in tutte le finestre del browser, chiudi il browser e accedi nuovamente a un solo account Google.
- Dopo aver effettuato l’accesso, la pagina si aggiorna e ti chiede di chiudere la finestra e tornare al tuo documento Google con la barra laterale Smartsheet Merge.
- Come puoi notare, la barra laterale Smartsheet Merge è stata aggiornata. Seleziona Select a Sheet (Seleziona un foglio) e scegli il foglio che desideri utilizzare per l’unione. Puoi utilizzare la casella di ricerca appena sopra l’elenco dei tuoi fogli per filtrare rapidamente i fogli e trovare quello che desideri.
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- Seleziona Select Rows (Seleziona righe) nella barra laterale Smartsheet Merge per selezionare le righe per l’unione nel documento. Se selezioni più righe, Smartsheet Merge crea diverse copie del documento Google, ciascuna delle quali è unita ai dati di una riga selezionata. Puoi selezionare un massimo di 150 righe per unione.
- Seleziona Insert Merge Fields (Inserisci campi unione) nella barra laterale Smartsheet Merge.
- I campi unione sono utilizzati da Smartsheet Merge per inserire i tuoi dati di Smartsheet nel documento Google. Posiziona il cursore dove desideri che sia visualizzato il primo tag nel documento, quindi seleziona il nome di una colonna nella barra laterale. In questo modo viene inserito un tag di campo unione che funge da segnaposto per i dati provenienti da Smartsheet. Ripeti questa operazione per ogni colonna di dati per cui desideri eseguire l’unione nel documento.
- Una volta terminata la configurazione del documento, seleziona Run Merge (Esegui unione) nella barra laterale Smartsheet Merge. Scegli se vuoi:
- Creare più documenti Google
- Creare più PDF
Combinare l’unione in un unico file
Se scegli l’ultima opzione, tutti i documenti oggetto dell’unione vengono combinati in un unico documento Google/file PDF per stampare più facilmente.
Google crea file PDF solo di documenti di dimensioni inferiori a 10 MB.
- Personalizza File Name Format (Formato nome file). Per impostazione predefinita, il nome di ogni file include i dati dalla colonna principale del tuo foglio, ma puoi modificarlo selezionando Change (Cambia) accanto a File Name Format (Formato nome file).
- Configurare ulteriori opzioni:
- Share in Google Drive (Condividi in Google Drive): condivide ciascun documento di unione con l’indirizzo e-mail Gmail o Google Apps valido indicato nella riga. È necessario che una delle prime 100 colonne del foglio contenga l’indirizzo e-mail con il quale deve essere condivisa ogni riga del documento.
- Attach to row in Smartsheet (Allega alla riga in Smartsheet): allega alla riga in Smartsheet un link al documento Google o al file PDF creato.
- Upload to row in Smartsheet(Carica nella riga in Smartsheet) (solo documenti PDF): carica il PDF creato su Smartsheet e lo allega alla riga.
- Send via Email (Invia tramite e-mail) (solo documenti PDF): invia ogni documento PDF come allegato e-mail all’indirizzo valido indicato nella riga. Le e-mail vengono inviate da chiunque stia eseguendo il componente aggiuntivo. È necessario che una delle prime 100 colonne del foglio contenga l’indirizzo e-mail al quale deve essere inviata ogni riga del documento. Seleziona Configure (Configura) per personalizzare l’oggetto e il corpo del messaggio delle e-mail. Puoi digitare i campi unione nell’oggetto e nel corpo del messaggio per includere determinati valori della riga, esattamente come utilizzi i campi unione all’interno del documento Google.
- Seleziona il pulsante Run Merge (Esegui unione) in fondo alla barra laterale. Viene eseguita l’unione e i nuovi documenti vengono inseriti in una cartella il cui nome è creato a partire dal nome del documento corrente all’inizio della procedura di unione.
Se in qualsiasi momento visualizzi un errore che ti indica che non puoi utilizzare l’integrazione poiché il tuo dominio ha disattivato le app di terze parti, l’errore può essere risolto dall’amministratore di dominio Google seguendo queste istruzioni sul sito di assistenza di Google. Contatta l’amministratore del tuo account Google e chiedigli se è disposto a modificare le impostazioni e consentire l’uso di app di terze parti come la nostra.
Disinstallazione di applicazioni e componenti aggiuntivi
Segui le istruzioni sul sito del Centro assistenza di Google per disinstallare le applicazioni da Google Drive.