Créer un flux de travail de chargement sur Data Shuttle

Si vous avez accès à Smartsheet University, vous trouverez ces mêmes informations avec des instructions interactives dans le cours Data Shuttle Upload Workflows (Flux de travail de chargement Data Shuttle).

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Termes clés

• Source : la source est l’emplacement depuis lequel vous importez les données. Par exemple, la source peut être un export XLSX d’un autre système que vous souhaitez transférer dans Smartsheet. 
• Cible : la cible est l’emplacement vers lequel vous importez les données. Data Shuttle peut importer des données dans une feuille ou une DataTable. Dans cet article, nous vous expliquons comment importer des données dans une feuille. Pour savoir comment effectuer un chargement vers une DataTable, suivez les étapes de l’article Créer et remplir une DataTable.
• Identifiant unique : les identifiants uniques sont des références uniques (valeurs de colonne clés) qui ne doivent pas être dupliquées dans une colonne spécifique d’une feuille.

Exemple

Si vous utilisez une feuille pour suivre vos contacts, vous pouvez désigner l’adresse e-mail comme identifiant unique pour éviter d’avoir la même adresse e-mail répertoriée deux fois dans la colonne Adresse e-mail. Les identifiants uniques peuvent également être des références de pièce, des numéros d’identification d’étudiants ou des codes d’employés.

Le principe du flux de travail de chargement Data Shuttle

Data Shuttle peut charger des données à partir de :

• systèmes qui permettent l’exportation vers des fichiers texte Google Sheets, XLSX ou CSV ; 
• fichiers stockés sur Google Drive, Microsoft (OneDrive/SharePoint) ou Box ;
• drives partagés Google, Box et SharePoint.

Si vous sélectionnez OneDrive comme emplacement source/cible, vos sites SharePoint apparaissent dans le panneau de gauche en dessous de vos fichiers OneDrive.

Lorsque vous créez un flux de travail, veillez à ce que :

• le fichier CSV ou XLSX soit joint à une feuille dans Smartsheet ; ou que
• le fichier CSV, XLSX ou Google Sheet se trouve dans le Google Drive d’un compte auquel vous pouvez accéder.
• Lors de l’importation de fichiers à partir de Google Drive vers Data Shuttle, un utilisateur sous licence Smartsheet doit disposer au moins d’un accès Spectateur aux documents dans Google Drive.

Étape 1 : créez un flux de travail

1. Connectez-vous à Data Shuttle.

   Vous pouvez également accéder à cette fonctionnalité en accédant à la barre de navigation puis en sélectionnant Lanceur > Data Shuttle.

2. Dans la barre de navigation de gauche, sélectionnez pour créer un flux de travail.
3. Sélectionnez Upload Data (Charger des données).

Copier à partir d’un flux de travail existant 

Vous pouvez également faire une copie d’un flux de travail existant et le modifier pour en créer un nouveau. 

1. Pointez le curseur sur le flux de travail que vous souhaitez copier. Ensuite, sélectionnez sur cette ligne à droite de l’écran.
2. Sélectionnez Créer une copie et nommez le nouveau flux de travail.
3. Pointez le curseur sur cette ligne et sélectionnez à nouveau pour modifier le flux de travail comme souhaité.

Étape 2 : sélectionnez un fichier source

Remarques concernant les sources

• Pour tous les drives partagés utilisés comme source, vous devez posséder au minimum une autorisation Éditeur. Pour OneDrive, Smartsheet ne prend en charge qu’une connexion avec des drives personnels. 
• Data Shuttle ne prend pas en charge les fichiers XLSX basés sur Open XML. Lorsque vous utilisez une API pour générer les données de votre fichier, il peut être préférable de générer un fichier CSV plutôt qu’un fichier XLSX.
• Votre fichier source ne doit pas excéder 1 Go.
   

Pour sélectionner la source

1. Sélectionnez votre emplacement source. Votre fichier source peut se trouver sur l’un des emplacements suivants :

   • Pièce jointe Smartsheet : comme vous êtes connecté, vous pouvez effectuer une recherche ou sélectionner un fichier pour trouver la feuille à laquelle le fichier a été joint. Vous devez posséder au minimum une autorisation Spectateur pour la feuille. Choisissez si vous souhaitez toujours importer la pièce jointe la plus récente ou une pièce jointe portant un nom spécifique.

     Si vous rencontrez des difficultés pour joindre des fichiers à vos feuilles, contactez votre administrateur système Smartsheet.
      

   • OneDrive ou SharePoint : suivez les instructions pour permettre à smartsheetapps.com d’afficher les fichiers sur votre compte OneDrive ou SharePoint. Une fois l’authentification réussie, effectuez une recherche ou parcourez votre OneDrive/SharePoint synchronisé pour localiser votre fichier.

     Si vous choisissez OneDrive comme emplacement source/cible, vos sites SharePoint apparaissent dans le panneau de gauche en dessous de vos fichiers OneDrive.

   • Google Drive : suivez les instructions pour permettre à smartsheetapps.com d’afficher les fichiers dans votre compte Google Drive. Une fois l’authentification réussie, effectuez une recherche ou parcourez votre Google Drive synchronisé pour localiser le fichier (XLSX, CSV, or Google Sheet).
      
   • Box : suivez les instructions pour permettre à smartsheetapps.com d’afficher les fichiers dans votre compte Box. Une fois l’authentification réussie, effectuez une recherche ou parcourez votre Box synchronisée pour localiser votre fichier (XLSX ou CSV). Vous pouvez charger des fichiers Box dont vous êtes le propriétaire, ainsi que des fichiers Box partagés avec vous.
2. Vérifiez la case This file has column headers (Ce fichier comporte des en-têtes de colonne) indiquant si votre fichier contient des en-têtes de colonne.
3. Si vos données ne commencent pas à la ligne 1 ou ne se trouvent pas dans l’onglet 1 de votre classeur, spécifiez la première ligne des données et le numéro d’onglet.
4. Sélectionnez Next (Suivant).

Étape 3 : sélectionnez la cible et des actions de flux de travail

Configurez le chargement des résultats sur Smartsheet.

1. Sélectionnez la cible, c’est-à-dire l’emplacement de destination de vos données. Dans cet exemple, nous expliquons comment charger des données vers une feuille.
   • Pour découvrir comment effectuer un chargement vers une DataTable, suivez les étapes de l’article Créer et remplir une DataTable.
   • Si vous utilisez des pièces jointes Smartsheet comme source, votre feuille cible peut être la même que la source.
2. Choisissez la façon dont vous souhaitez importer les données dans Smartsheet. Vous ne pouvez sélectionner qu’une seule de ces options :
   • Remplacer toutes les lignes de la feuille cible par les données du fichier d’entrée. Cette option écrase toutes les données incluses dans votre feuille et les remplace entièrement par les données sources.
   • Fusionner les données dans la cible en fonction d’une valeur de colonne clé. Notez que vous devez disposer d’une colonne d’identifiant unique pour utiliser cette fonctionnalité. Lorsque vous choisissez de fusionner les données, vous devez aussi sélectionner des options de ligne. Vous pouvez choisir l’une des fonctionnalités suivantes :
     • Ajouter des lignes à la feuille au fur et à mesure qu’elles sont ajoutées au fichier source ; Cette option ajoute de nouvelles lignes pour les identifiants uniques qui ne sont pas déjà inclus dans la cible.
        

• Exemple

  Si vous avez une liste de contacts, que vous utilisez des adresses e-mail comme identifiant unique et que Data Shuttle trouve une nouvelle adresse e-mail dans votre source (par exemple : Hiro Senjima, hiro.senjima@mbfcorp.com) qui ne se trouve pas déjà sur votre feuille, une nouvelle ligne pour Hiro sera ajoutée avec ses informations. Si Hiro a deux adresses e-mail différentes, il pourrait alors être répertorié deux fois sur votre feuille cible.

• Mettre à jour les lignes au fur et à mesure des modifications dans le fichier source. Cette option fait partie d’une véritable fonctionnalité de « fusion ». S’il existe une ligne de données dans votre feuille pour un identifiant unique et que des modifications y sont apportées dans la source, cette ligne est mise à jour dans la cible.

  Exemple

  Si votre colonne Identifiant unique contient des adresses e-mail et que Sally Smith (sally.smith@mbfcorp.com) remplace son numéro de téléphone par (111) 222-3333, Data Shuttle recherche la ligne où se trouve l’adresse e-mail sally.smith@mbfcorp.com et met à jour le numéro de téléphone de cette ligne.

• Supprimer les lignes qui ne correspondent plus aux critères du filtre. Cette option supprime les lignes qui ne correspondent plus aux filtres que vous configurerez à l’étape suivante.

  Exemple

  Si vous définissez un filtre pour importer uniquement des enregistrements de votre source lorsque la colonne Emplacement correspond à la valeur États-Unis et que Hiro Senjima déménage au Canada, cela supprimerait la ligne contenant les données de Hiro de votre feuille cible.

3. Actualiser les options de la liste déroulante pour les colonnes sélectionnées. Cette option remplace les options de colonne déroulante de votre feuille cible par les valeurs de votre fichier Excel ou CSV. Utilisez cette fonctionnalité pour créer des listes déroulantes dynamiques avec Data Shuttle.

Étape 4 : créer des filtres (facultatif)

• Si vous ne souhaitez pas créer de filtre, sélectionnez Next (Suivant) et passez à l’étape 5.

La création de filtres est facultative, mais vous pouvez les utiliser pour définir les données que vous souhaitez importer dans Smartsheet. Par exemple, vous pouvez créer un filtre afin d’importer les lignes dont la colonne Statut a pour valeur En cours.

Les filtres sont utiles si vous travaillez avec des ensembles de données volumineux qui dépassent la limite de 20 000 lignes de la feuille. Pour les ensembles de données qui dépassent les limites définies pour les feuilles, il peut être recommandé d’utiliser une DataTable. Pour plus d’informations sur la taille maximale des feuilles et des fichiers importés, consultez Configuration requise et Guide d’utilisation de Smartsheet.

Les filtres sont sensibles à la casse. Veillez à ce qu’ils correspondent exactement aux valeurs dans votre fichier.

Pour créer des filtres :

1. Dans l’onglet Filter (Filtre), sélectionnez Add another filter (Ajouter un autre filtre).
2. Dans les paramètres du filtre, sélectionnez une colonne d’entrée, un opérateur de comparaison (par exemple : « equals » [est égal à] ou « contains » [contient]), ainsi que la valeur.
3. Dans le champ Filter logic (Logique du filtre), connectez chaque filtre créé grâce à l’opérateur AND ou OR. 

   • Afin de définir les relations entre les différents filtres, utilisez les identifiants des filtres. Ces identifiants correspondent aux numéros situés à côté de chaque filtre.

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4. Sélectionnez Next (Suivant).

Définir une logique plus complexe

Vous pouvez définir une logique de filtre plus complexe en associant l’utilisation de parenthèses à celle des opérateurs AND et OR.

Exemple

(1 AND 2) OR 3 combine la logique pour inclure toutes les données à : (Département = « Services » AND Taille du widget = « Large ») OR Département = « Marketing ».

Dans cet exemple, seuls les grands widgets du département des services seraient importés, mais tous les widgets marketing le seraient également.

Étape 5 : mettez en correspondance les colonnes source et cible

Désignez les colonnes du fichier source qui doivent être mises en correspondance avec les colonnes cibles. Voici quelques points à prendre en compte :

• Il n’est pas nécessaire que les noms de vos colonnes source et cible correspondent.

• Si des noms de colonnes de la source correspondent à ceux de la feuille cible, ils sont automatiquement mis en correspondance. Vous pouvez ajouter ou modifier n’importe laquelle de ces correspondances. 

• Il n’est pas nécessaire de mettre en correspondance toutes les colonnes de la source ou de la cible. 

• Si vous avez fusionné des données dans la cible en fonction d’une valeur de colonne clé, vous devez sélectionner la colonne Identifiant unique. Reportez-vous aux termes clés pour plus d’informations. 

• Si vous rencontrez des problèmes de mise en forme de vos champs après l’importation, vous pouvez sélectionner Type de colonne pour modifier le format de la colonne. Cette option est un menu de colonne masqué entre le champ Source et la colonne de la feuille.

• Si vous modifiez la feuille sous-jacente, sélectionnez Refresh (Actualiser) pour mettre à jour les colonnes source et cible. L’actualisation écrase toutes les modifications manuelles que vous apportez. Veillez donc à ce que vos colonnes soient correctement mises en correspondance.

Lors de la mise en correspondance, vous pouvez voir les colonnes de votre fichier source et de la feuille.

1. Pour mettre en correspondance une colonne, sélectionnez la liste déroulante sur la colonne du fichier source. Choisissez ensuite la correspondance appropriée pour la colonne Smartsheet indiquée à droite.

2. Une fois que vous avez terminé toute la mise en correspondance, sélectionnez Next (Suivant). 

Étape 6 : planifiez votre flux de travail

Il existe deux manières de planifier une exécution automatique de votre flux de travail :

• Run on attachment (Exécuter selon la pièce jointe) ou
• Run on schedule (Exécuter selon le planning).

Vous pouvez choisir un paramètre, les deux, ou aucun des deux. Si vous n’en choisissez aucun, vous devez exécuter votre flux de travail manuellement. 

Run on attachment (Exécuter selon la pièce jointe)

Utilisez cette option si votre source est une pièce jointe Smartsheet. Notez que vous ne pouvez pas l’utiliser si la cible est une DataTable.

Lorsque cette option est activée, le flux de travail s’exécute chaque fois qu’une pièce jointe ajoutée à la feuille source répond aux critères. Les critères de correspondance dépendent de la concordance avec le nom que vous avez défini sur la page source. Si vous sélectionnez Le plus récent, de nouvelles données sont importées systématiquement si les colonnes de votre pièce jointe correspondent aux noms des colonnes lors de la mise en correspondance.

Run on schedule (Exécuter selon le planning)

Même si vous sélectionnez Run on attachment (Exécuter selon la pièce jointe), vous pouvez toujours activer l’option Run on schedule (Exécuter selon le planning). Notez que vous pouvez également activer les deux fonctionnalités séparément.

Lorsque vous activez Run on schedule (Exécuter selon le planning), Data Shuttle examine l’emplacement source de façon récurrente et met automatiquement à jour la feuille cible en fonction des modifications qui y sont apportées. Les emplacements sources peuvent être des drives partagés tels que Google Drive, OneDrive/SharePoint et Box.

1. Activez l’option Run on schedule (Exécuter selon le planning). 
2. Remplissez les champs suivants pour définir le planning :
   • Days of the week (Jours de la semaine) : les jours auxquels vous voulez exécuter le flux de travail 
   • Start time (Heure de début) : l’heure à laquelle vous voulez que le flux de travail s’exécute
   • Execute every (Fréquence d’exécution) : la fréquence du planning du flux de travail. Par exemple, toutes les 15 minutes.
   • End time (Heure de fin) : l’heure à laquelle vous voulez que le flux de travail s’arrête

3. Sélectionnez Next (Suivant).

   Data Shuttle utilise l’heure GMT.

Exécution manuelle

Cette option n’est pas un paramètre sélectionnable, mais vous pouvez exécuter manuellement n’importe quel flux de travail Data Shuttle une fois qu’il est créé. Y compris lorsque l’option Run on attachment (Exécuter selon la pièce jointe) ou Run on schedule (Exécuter selon le planning) est activée.

Une fois que vous avez publié un flux de travail, vous pouvez l’exécuter manuellement depuis le tableau de bord en pointant le curseur sur le flux de travail souhaité et en sélectionnant Run (Exécuter).

Vous pouvez voir le statut d’exécution du flux de travail dans la colonne Last Run (UTC) (Dernière exécution (UTC)) du tableau de bord.

Étape 7 : utilisez des expressions d’entrée (facultatif)

Vous pouvez, si vous le souhaitez, utiliser les expressions d’entrée pour appliquer des formules Smartsheet aux données injectées dans votre feuille via Data Shuttle. Vous renoncerez souvent à cette étape et créerez plutôt des formules de colonne une fois que vous aurez chargé les données sur votre feuille cible.

Exemple

Imaginons que plusieurs fichiers source alimentent une feuille dans Smartsheet. Vous voulez identifier la source dont provient une ligne de données particulière. Si un fichier provient de Netsuite et un autre d’Oracle, vous pouvez utiliser une expression d’entrée afin d’identifier la source au moment du chargement Data Shuttle.

Pour étiqueter les données avec les informations d’emplacement source

1. Votre feuille cible doit déjà contenir la colonne que vous utilisez pour l’expression d’entrée. Dans cet exemple, la colonne est Source.

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2. Lorsque vous créez votre flux de travail Data Shuttle, ignorez la colonne Source lors de l’étape de mise en correspondance.

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3. Dans l’onglet Expressions, sélectionnez Add another expression (Ajouter une autre expression).
4. Saisissez le nouveau nom de colonne dans Unique Field Name (Nom unique du champ). Dans cet exemple, nous utiliserons le nom Source.

5. Saisissez une formule dans le champ Function Syntax (Syntaxe de la fonction). Dans cet exemple, nous utiliserons la formule ="Netsuite".

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6. Revenez à l’onglet Mapping (Mise en correspondance) et établissez une correspondance entre le champ Expression et la colonne adéquate. Dans cet exemple, le champ Source est mis en correspondance avec la colonne Source.

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Une fois que vous avez fini de créer le flux de travail et que vous l’avez publié, au moment où Data Shuttle s’exécute, la formule est placée dans les lignes chargées. Dans cet exemple, lorsque vous sélectionnez une cellule de la colonne Source, la formule ="Netsuite" apparaît.

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Vous pouvez utiliser d’autres fonctions Smartsheet en tant qu’expressions, y compris des fonctions qui font référence aux valeurs d’autres colonnes.

En voici quelques-unes, à titre d’exemple :

• =TODAY(). Cette formule sera insérée dans la fonction TODAY(), qui effectuera une mise à jour chaque fois qu’une personne ouvre la feuille.
• =RIGHT(Location@row,3). Cette formule insérera les trois caractères corrects de la chaîne dans la colonne Location (Emplacement) et dans la ligne correspondante.

Étape 8 : publiez votre nouveau flux de travail

1. Terminez votre travail sur la page des expressions d’entrée et sélectionnez Next (Suivant).
2. Saisissez le nom que vous voulez donner à votre flux de travail, puis sélectionnez Publish (Publier). Vous pouvez à présent accéder à votre flux de travail sur le tableau de bord de Data Shuttle chaque fois que vous souhaitez l’exécuter, le modifier ou le supprimer.
   • Si vous configurez le flux de travail Data Shuttle pour qu’il s’exécute selon un planning, il se lancera à l’heure désignée.
   • Si vous avez choisi de l’exécuter selon une pièce jointe ou si vous n’activez aucune des deux options, vous devrez peut-être exécuter le flux de travail manuellement en pointant le curseur sur votre flux de travail dans le tableau de bord Data Shuttle et en sélectionnant Run (Exécuter).