Remplacer un utilisateur sous licence lorsque toutes les licences sont allouées

Cet article s’applique uniquement aux forfaits utilisant l’ancien modèle de collaboration. Si vous n’êtes pas sûr de votre type de modèle, découvrez comment déterminer le modèle de votre forfait.

Procéder à la transition pour votre nouvel utilisateur

Suivez les étapes ci-dessous pour vous assurer que votre nouvel utilisateur a accès à tout ce dont il a besoin.

Étape 1 : ajouter le nouvel utilisateur sans licence

1. Connectez-vous au centre d’administration.

2. Sélectionnez l’icône Menu dans le coin supérieur gauche de l’écran.

3. Accédez à Gestion des utilisateurs > Ajouter un utilisateur.

4. Dans la fenêtre Ajouter un utilisateur qui s’affiche, saisissez l’adresse e-mail de la nouvelle personne.

   Assurez-vous que l’option Utilisateur sous licence est désactivée. Nous accorderons plus tard une licence à cette personne.

5. Sélectionnez Inviter.

   Elle recevra une invitation par e-mail à rejoindre votre compte. Une fois l’invitation acceptée, vous pouvez passer à l’étape 2.

Étape 2 : supprimer la licence antérieure, mais pas l’utilisateur

Une fois que le nouvel utilisateur a accepté son invitation en tant qu’utilisateur sans licence, supprimez la licence de la personne remplacée.

Au cours du processus de suppression de licence, vous devez transférer la propriété des feuilles de cet utilisateur à quelqu’un d’autre.

Dans la fenêtre Gestion des utilisateurs :

1. Passez le curseur sur le compte d’utilisateur que vous souhaitez supprimer.

2. Sur le côté droit de la ligne, sélectionnez .

3. Désactivez l’option Utilisateur sous licence. La boîte de dialogue Transférer la propriété et supprimer la licence s’affiche.

   Si l’utilisateur n’a pas créé de feuilles ou ne dispose pas de la propriété des éléments Smartsheet, la boîte de dialogue ne s’affiche pas. Passez à l’étape 5.

4. Sélectionnez l’option Supprimer sans transférer les éléments.

5. Sélectionnez Transférer et supprimer.

Si la personne était un administrateur de groupe, vous devez transférer la propriété de ses groupes. Les groupes peuvent être transférés à n’importe quel administrateur système ou administrateur de groupe au cours de cette étape.

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Étape 3 : accorder une licence au nouvel utilisateur

À présent que vous avez rendu une licence disponible, vous pouvez l’accorder à la nouvelle personne associée au forfait. Dans la fenêtre Gestion des utilisateurs :

1. Localisez le nouvel utilisateur ajouté au forfait.

2. Passez le curseur sur la ligne du compte d’utilisateur et sélectionnez .

3. Activez l’option Utilisateur sous licence et sélectionnez Enregistrer.

Avec une licence, le nouvel utilisateur peut accepter la propriété des feuilles de l’utilisateur supprimé du forfait.

Étape 4 : transférer la propriété de tous les éléments Smartsheet au nouvel utilisateur

Si l’ancien utilisateur détient la propriété des éléments d’un espace de travail qu’il gère, mais dont il n’est pas propriétaire, ces éléments sont automatiquement supprimés de l’espace de travail et partagés avec les collaborateurs de l’espace de travail au niveau des éléments. Pour éviter cela, assurez-vous que le nouvel utilisateur dispose des autorisations d’accès Administrateur aux espaces de travail avant de continuer.

Dans la fenêtre Gestion des utilisateurs :

1. Passez le curseur sur la ligne de l’utilisateur supprimé du forfait.

2. Sélectionnez .

3. Sélectionnez Transférer la propriété…

4. Saisissez l’adresse e-mail de l’utilisateur devenant le nouveau propriétaire et sélectionnez Transférer.

La propriété est désormais transférée au nouvel utilisateur.

Étape 5 : partager d’autres éléments avec le nouvel utilisateur et terminer la transition

Téléchargez un rapport sur les accès aux feuilles et assurez-vous que le nouvel utilisateur peut accéder aux mêmes éléments que l’utilisateur supprimé du forfait.

Dans la fenêtre Gestion des utilisateurs :

1. Sélectionnez Autres actions > Accès à la feuille. Vous allez recevoir un e-mail contenant un lien vers le rapport sur les accès aux feuilles. Notez qu’il peut s’écouler quelques minutes avant que vous ne receviez l’e-mail en fonction de la taille de votre rapport.

2. Ouvrez le rapport sur les accès aux feuilles dans Excel et filtrez selon l’adresse e-mail de la personne que vous supprimez.

3. Le rapport sur les accès aux feuilles vous fournit également les adresses e-mail des propriétaires des feuilles. Contactez chacun d’eux et demandez-leur de partager leurs feuilles avec l’adresse e-mail de la nouvelle personne associée à votre forfait.

Votre nouvel utilisateur est désormais opérationnel ! Vous pouvez maintenant supprimer l’utilisateur précédent de votre forfait si vous le souhaitez. En savoir plus sur la gestion des utilisateurs.