Seguimiento de la carga de trabajo en Smartsheet

El seguimiento de la carga de trabajo está disponible para los usuarios que tienen un plan de Negocios o Empresarial de Smartsheet. Debe ser un usuario con licencia (Modelo de colaborador heredado) o un miembro (Modelo de suscripción de usuarios). Los propietarios y administradores de las hojas pueden habilitar el seguimiento de la carga de trabajo. Los propietarios, administradores y editores de las hojas del plan pueden ver el mapa de calor de la carga de trabajo y editar su cronograma. Los autores de comentarios y observadores de la hoja pueden visualizar el cronograma y el mapa de calor de la carga de trabajo. 

Si ve un botón de inicio de sesión en el panel de Resource Management, debe activar la Autenticación de Smartsheet de su cuenta de Resource Management para utilizar las funciones de seguimiento de la carga de trabajo.

Si tiene un plan de Resource Management y utiliza el seguimiento de la carga de trabajo, los administradores y otros usuarios con acceso a todo el plan podrán ver los datos de su proyecto en Resource Management. 

En las hojas, puede habilitar el seguimiento de la carga de trabajo, que calculará la disponibilidad de los recursos asignados para trabajar en el proyecto. Puede calcular la disponibilidad de todas las asignaciones de las hojas en las que está activado el seguimiento de la carga de trabajo. Es una práctica recomendada activar el seguimiento de la carga de trabajo en relación con todo el trabajo asignado para que los gerentes de proyectos puedan tener una imagen más precisa de la disponibilidad de una persona. Las hojas incluyen una columna de porcentaje de asignación. En esta columna, se puede especificar cuánto tiempo de una persona puede asignarse a un proyecto. 

La opción para realizar un seguimiento de la carga de trabajo del equipo aparece en los siguientes casos: 

• Si comienza con una hoja en blanco, cuando agrega dos columnas de fecha y una columna de contacto.
• Si comienza con la vista de Gantt, una plantilla de hoja de proyecto o una plantilla de asistente de proyecto, inmediatamente después de abrir la hoja.
• Si abre una hoja existente con datos que incluyen dos columnas de tipo de fecha y una columna de tipo de contacto.

Hay una columna de % de asignación en cada hoja con el seguimiento de carga de trabajo activado. En esta columna, se especifica cuánto tiempo de una persona (o de un marcador de posición) puede asignarse a un proyecto. La columna de asignación se establece de forma predeterminada en el 100% en las filas con una fecha de inicio, una fecha de finalización y un contacto asignado. Puede actualizar la asignación según sea necesario en la hoja o en el cronograma de carga de trabajo.

• La asignación puede variar desde el 0% hasta más allá del 100%.
• Las filas primarias no tienen una asignación predeterminada aplicada, pero, de todos modos, puede rellenar la asignación.
• Si elimina el porcentaje de asignación, la tarea no aparece en el mapa de calor o en el cronograma de la carga de trabajo.

La asignación predeterminada no se aplica a las filas que tienen una fórmula de columna en la columna de asignación. 

Si se selecciona Pruébelo, se abre el panel de Resource Management para comenzar el seguimiento de la carga de trabajo. Si selecciona Descartar  en el mensaje, se cierra y no vuelve a aparecer en ninguna de las hojas durante 3 días. Si marca la casilla para No volver a mostrar este mensaje  y, luego, selecciona Descartar, el mensaje se elimina de forma permanente de todas sus hojas. 

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Una hoja de proyecto es normalmente una hoja con columnas de fecha de inicio, fecha de finalización, duración, porcentaje completado y predecesoras. Sin embargo, Smartsheet configurará automáticamente las columnas adicionales necesarias para convertir la hoja en una hoja de proyecto mediante el uso de Resource Management en segundo plano si usted acepta configurar el seguimiento de la carga de trabajo. 

Mapa de calor de la carga de trabajo

Después de activar el seguimiento de la carga de trabajo para su proyecto en el panel de Resource Management, el panel mostrará un mapa de calor de la carga de trabajo que destaca la sobreasignación. El mapa de calor de la carga de trabajo le permite identificar problemas de dotación de personal. Una barra roja indica que los recursos están sobreasignados y que debe tomar medidas para resolver los problemas de dotación de personal.

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Colores del mapa de calor de la carga de trabajo

Cronograma de carga de trabajo

Puede ampliar el mapa de calor de la carga de trabajo para ver un cronograma de la carga de trabajo en pantalla completa y los detalles de las condiciones de sobreasignación. Aquí verá qué otros proyectos contribuyen a la sobreasignación y puede modificar la asignación de los proyectos para resolver el problema o colaborar con otros propietarios de proyectos para cambiar las asignaciones de sus proyectos. Solo puede editar las asignaciones en el cronograma de carga de trabajo que pertenezcan a la hoja que tiene abierta. Puede usar el botón para expandir/contraer ubicado junto al nombre de cada recurso para visualizar el mapa de calor de la asignación de recursos.

Debe guardar la hoja antes de que los cambios de asignación en la vista de cuadrícula se reflejen en el cronograma de carga de trabajo. Sin embargo, cuando realice cambios de asignaciones en el cronograma de carga de trabajo, estos se sincronizarán automáticamente con la vista de cuadrícula sin guardarse. 

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Utilice la marca de inserción para ampliar los detalles de la asignación de una persona individual, o use Ampliar todo para ver información adicional de las asignaciones de todos los miembros. 

En la vista del cronograma de carga de trabajo, se consolidan las asignaciones de todas las hojas en las que está activado el seguimiento de la carga de trabajo, y los recursos asignados a su hoja también tienen asignaciones en otras hojas. 

Colores del cronograma de la carga de trabajo

Configurar el mapa de calor y el cronograma de la carga de trabajo 

1. Abra su hoja.
2. Seleccione el ícono del panel de Resource Management.
3. Active el seguimiento de la carga de trabajo en la hoja.
4. Revise el mapa de calor de la carga de trabajo para ver qué personas están asignadas a trabajar en el plan del proyecto y asegurarse de que nadie esté sobreasignado.

Es más probable que los indicadores de sobreasignación aparezcan cuando el seguimiento de la carga de trabajo esté activado para otros proyectos en los que trabajan los recursos. Otros gerentes de proyectos deben activar el seguimiento de la carga de trabajo para sus proyectos. Esto mejora la visibilidad de todo el trabajo que los recursos tienen asignado.

5. Amplíe el mapa de calor de la carga de trabajo para ver el cronograma de carga de trabajo en pantalla completa y saber qué otros proyectos están ocupando tiempo y contribuyendo a la sobreasignación.
6. Ajuste las asignaciones de los proyectos en el cronograma de carga de trabajo o en la hoja del proyecto para resolver la sobreasignación. Asegúrese de trabajar con otros gerentes de proyectos para que se ajusten también sus asignaciones cuando sea necesario.
7. Revise periódicamente el mapa de calor de la carga de trabajo para identificar otros problemas de dotación de personal a lo largo del ciclo de vida del proyecto. 

Solo puede realizar un seguimiento de la carga de trabajo de los usuarios que integran su plan.

Desactivar el seguimiento de la carga de trabajo

En el panel de Resource Management, seleccione el menú de tres puntos y, luego, Desactivar el seguimiento de la carga de trabajo. Los datos de seguimiento de la carga de trabajo se archivarán y ya no se mostrarán. 

Los proyectos archivados se ocultan del cronograma de la carga de trabajo. Si tiene una cuenta de Resource Management, inicie sesión en la herramienta para ver los proyectos archivados en el cronograma de Resource Management. 

Si decide eliminar una hoja, asegúrese de haber desactivado el seguimiento de la carga de trabajo. Las asignaciones de esa hoja no aparecerán en el cronograma de la carga de trabajo de ningún proyecto. 

Cambiar las cuentas de Resource Management

Si tiene varias cuentas de Resource Management, puede cambiar el proyecto a una cuenta diferente si es necesario. 

1. Seleccione el menú de tres puntos. Seleccione Desactivar el seguimiento de la carga de trabajo.
2. En el panel de Resource Management, seleccione Realizar un seguimiento de la carga de trabajo.
3. Seleccione la cuenta que desea usar para el proyecto. 

Ver un proyecto en Resource Management

Esta información es relevante para los usuarios que tienen una cuenta de Resource Management. Consulte la información a continuación sobre cómo actualizar su cuenta para incluir Resource Management.

Los usuarios con uso compartido en la hoja que tienen una licencia de Resource Management pueden ver el proyecto en Resource Management. En el mapa de calor de la carga de trabajo, seleccione el nombre del proyecto para abrirlo en Resource Management. Puede ver información adicional sobre presupuestos, líneas de tiempo, ubicaciones y más.

Su nivel de permiso de Resource Management determina cuánta información puede ver sobre el proyecto en Resource Management.  Obtenga más información sobre qué pueden hacer y ver los usuarios con sus niveles de permiso. 

Actualizar las capacidades de Resource Management

Las capacidades de Resource Management de Smartsheet ofrecen perfiles mejorados y optimizados para captar las habilidades, la función, la disciplina, la disponibilidad a tiempo parcial y otros datos de una persona. Esta información permite a Resource Management mostrar recomendaciones para la dotación de personal basadas en habilidades, planificar los cronogramas de las personas y mucho más.

Para obtener más información sobre cómo adquirir Resource Management de Smartsheet, comuníquese con el equipo de cuentas o contacte a Soporte.

Resource Management crea automáticamente perfiles de usuarios (recursos no administrados) cuando se asignan a un proyecto que utiliza el seguimiento de la carga de trabajo. Resource Management funciona en segundo plano para potenciar el seguimiento de la carga de trabajo. Si elige actualizar las capacidades de Resource Management, estos datos estarán disponibles para usted. Obtenga más información sobre los perfiles de recursos no administrados.  

Si ya utiliza Resource Management de Smartsheet, los datos del seguimiento de la carga de trabajo se sincronizarán automáticamente con su instancia de Resource Management. 

Activar el seguimiento de la carga de trabajo durante la prueba gratuita de Smartsheet

Si no tiene una cuenta de Smartsheet, pero desea explorar el seguimiento de la carga de trabajo, puede iniciar una prueba gratuita de Smartsheet. Para activar el seguimiento de la carga de trabajo una vez que se inicia la prueba gratuita, realice lo siguiente:

1. Seleccione el ícono de su perfil y, luego, Administración de usuarios (Modelo de colaborador heredado) o Roles e informes de usuario (Modelo de suscripción de usuarios).

   La opción Administración de usuarios solo está disponible para la persona que inició la prueba gratuita. 

2. Seleccione Agregar usuario. 
3. En la ventana Configuración de la cuenta, introduzca el nombre de la cuenta.
4. Guarde los cambios. 
5. Ahora, el ícono de Resource Management aparecerá en el carril derecho. Seleccione el ícono para comenzar el seguimiento de la carga de trabajo.  

Si no está seguro sobre el tipo de modelo, aprenda cómo determinar el modelo en el que se encuentra su plan.