Administrar la configuración global de la cuenta

Acceder a configuración de cuenta

1. Seleccione Cuenta (en la esquina inferior izquierda de la ventana de Smartsheet) > Centro de administración.
2. Debajo de Configuración, seleccione el elemento que desea actualizar. 

Las opciones varían según el tipo de cuenta que tenga. Algunas funciones no se encuentran disponibles en cuentas del plan Pro. (¿No sabe qué plan tiene? Consulte Cómo identificar su plan y tipo de usuario de Smartsheet).

Ajustes en todos los planes de Negocios y Empresariales

Detección de cuentas

Decida si los usuarios de Smartsheet de su organización que no tienen licencia —por ejemplo, los colaboradores gratuitos o las personas que están usando una prueba— tendrán visibilidad a las cuentas de Smartsheet de su organización que están disponibles para ellos. Al habilitar esta opción, los integrantes de su organización pueden ponerse en contacto con usted directamente para solicitar una licencia. Para obtener más información, consulte Unirse a un plan existente de Smartsheet en su organización.

Permisos de automatización

Controle quiénes pueden recibir automatización de las hojas en función de su acceso a las hojas y la relación que tengan con su organización. Las opciones son: Restringido (solo los usuarios que tienen uso compartido de la hoja) o Sin restricciones (cualquier dirección de correo electrónico e integración de terceros, como Slack).

Tenga en cuenta el siguiente comportamiento:

• Todas las hojas se crean con permisos Restringidos. Así, los propietarios y administradores de las hojas deben configurar manualmente la automatización como menos restrictiva a nivel de la hoja, si así lo desean.

• Los propietarios de las hojas y los administradores solo podrán seleccionar permisos de automatización en el nivel de la hoja que sean equivalentes o más restrictivos que los permisos de automatización definidos en el nivel de la cuenta.

• Si una hoja está configurada con el ajuste Sin restricciones o Limitado y usted define que la cuenta sea más restrictiva, dicha hoja adquirirá de manera automática la configuración más restrictiva. No obstante, si más adelante configura la cuenta para que sea menos restrictiva, las hojas recobrarán su estado anterior, excepto que hayan sido configuradas manualmente para ser más restrictivas que la configuración de la cuenta.

• Si una hoja se configura manualmente para que tenga el ajuste de permisos Restringido o Limitado, y usted modifica los permisos de automatización en el nivel de la cuenta para que sean menos restrictivos, las hojas no se modificarán.

NOTA: Las direcciones de correo electrónico individuales deben cumplir con las restricciones de uso compartido de dominios aprobadas para la cuenta a fin de poder recibir notificaciones automatizadas por correo electrónico.

 Consulte Controle quiénes pueden recibir notificaciones y solicitudes desde su hoja para obtener más información.

Configuración de colores y personalización del logotipo

Puede aplicar la opción Personalización estricta de la cuenta para quienes forman parte de su plan. Luego de configurar la personalización de los colores y el logotipo, puede controlar si otras personas de la cuenta pueden anular esta personalización y reemplazarla por su propia configuración de colores.

NOTAS:

• Debe ser un usuario con licencia de Smartsheet para cambiar la configuración de los colores y el logotipo.
• Los cambios implementados en Configuraciones de los colores y el logotipo de la cuenta se aplicarán a cualquier hoja, informe y panel que no forme parte de un espacio de trabajo. No se modificarán los espacios de trabajo y elementos creados con anterioridad. Todo nuevo espacio de trabajo que se cree de allí en más heredará la nueva configuración de colores y el logotipo. Consulte Crear y personalizar su espacio de trabajo para obtener más información sobre cómo cambiar la configuración de colores y el logotipo del espacio de trabajo.

Consulte Dónde se muestra el logotipo, Tipos de archivos compatibles y Cómo modificar el tamaño para obtener información detallada sobre la visibilidad del logotipo y las restricciones.

Resource Management

Desactive esta opción para eliminar las opciones de Resource Management de la Configuración del proyecto de todas las hojas que sean propiedad de usuarios con licencia de su cuenta. (Tenga en cuenta que también se eliminará la opción Vistas de recursos del Inicio). Para obtener más información sobre esta función, consulte Resource Management y asignación de recursos. 

Visibilidad del perfil

Las tarjetas del perfil personal aparecen cuando se desplaza sobre el nombre o la dirección de correo electrónico de una persona en las siguientes ubicaciones: columnas Lista de contactos, el formulario Uso compartido, los comentarios, la Vista de tarjetas y en sus Contactos de Smartsheet. Haga clic en Editar para controlar el nivel de detalle del perfil (mostrar fotos, mostrar detalles) que ven las personas, tanto dentro como fuera de su organización. Consulte Administrar perfiles personales en Smartsheet para obtener más información.

Opciones de publicación

Al desactivar una opción y desactivar la función de publicación en la Habilitación de funciones, el botón Publicar ya no aparecerá en el panel de la derecha de las hojas o informes.

• Habilitar la publicación de hojas: Al desactivar esta opción, todas las hojas ya publicadas se eliminarán de inmediato. También puede controlar si cualquier persona puede ver las hojas o solo los usuarios de su propia cuenta. Para obtener más información sobre la función, consulte Publicación de hojas.
• Habilitar la publicación de informes: Al desactivar esta opción, todos los informes ya publicados se eliminarán de inmediato. También puede controlar si cualquier persona puede ver los informes o solo los usuarios de su propia cuenta. Para obtener más información, consulte Publicación de informes.
• Habilitar la publicación de paneles: Al desactivar esta opción, todos los paneles ya publicados se eliminarán de inmediato. También puede controlar si cualquier persona puede ver los paneles o solo los usuarios de su propia cuenta. Para obtener más información sobre la función, consulte Publicación de paneles.
• Habilitar la publicación de iCal (Calendario): Al desactivar esta opción, eliminará la función de publicar la vista de calendario de una hoja en formato iCal. Se eliminarán los calendarios ya publicados de manera inmediata. Para obtener más información sobre esta función, consulte Publicar un calendario de Smartsheet en iCal. 

• Habilitar la publicación de Calendar App: Al desactivar esta opción, se eliminará la función de publicar cualquier recurso desde Calendar App. Se eliminarán los calendarios ya publicados de manera inmediata.

   

Días laborables

Haga clic en el botón Editar junto a este encabezado para configurar la extensión de días laborables y definir los días no laborables y los feriados, a los efectos de programar sus proyectos. La selección se aplicará a todas las nuevas hojas creadas por usuarios con licencia en la cuenta. Las hojas de proyectos existentes no se verán afectadas por los cambios. Para obtener más información sobre la manera en que estas configuraciones afectan la programación de su proyecto, lea nuestro artículo Designar días laborables, no laborables y feriados en una hoja del proyecto.

Funciones que pueden modificarse globalmente solo para los planes Empresariales

Pantalla de ayuda personalizada

Agregue un enlace al menú que aparece cuando los usuarios hacen clic en Ayuda, en el extremo inferior izquierdo de Smartsheet. Puede utilizar la pantalla de ayuda para mostrarles a los usuarios qué hojas son relevantes para qué miembros de su plan, cómo participar en un flujo de trabajo o con quiénes comunicarse para obtener ayuda. Para obtener más información, consulte Pantalla de ayuda personalizada. 

Pantalla de cambio de categoría personalizada

Muestre una página personalizada a los usuarios sin licencia de su cuenta de Smartsheet que necesiten solicitar una. Use la pantalla de cambio de categoría para mostrar una página interna que indique información sobre cómo debe proceder el usuario con su solicitud o un formulario (vea más detalles sobre los formularios de Smartsheet aquí) que recopile más información acerca de las necesidades de Smartsheet del usuario y que lo ayude a decidir si debe otorgarle una licencia o no. Para obtener más información, consulte Pantalla de cambio de categoría personalizada. 

Pantalla personalizada de bienvenida

Muestre una página personalizada a los usuarios de su cuenta de Smartsheet la próxima vez que inicien sesión. Utilice la pantalla de bienvenida para mostrar los términos y las condiciones internos a los usuarios. Por ejemplo, puede pedirles que acepten las condiciones de uso antes de continuar u ofrecerles instrucciones para ayudarlos a navegar por Smartsheet.

Para obtener más información, consulte Pantalla personalizada de bienvenida.

Opciones de archivos adjuntos

Haga clic en Editar para controlar si los miembros del plan pueden cargar archivos de sus propias computadoras adjuntando un enlace (URL) a un sitio o desde servicios de almacenamiento en la nube de terceros como Google Drive, OneDrive, Box, Dropbox, Evernote o Egnyte. Para obtener más información sobre cómo cargar archivos adjuntos, consulte Cómo cargar archivos adjuntos.

Imágenes en la vista de cuadrícula

Desactive esta opción para eliminar la posibilidad de agregar imágenes a celdas en hojas que son propiedad de usuarios con licencia en su cuenta Empresarial. No se eliminarán las imágenes existentes que se agregaron anteriormente a las celdas. Para obtener más información sobre esta función, consulte Agregar imágenes a la vista de cuadrícula.