Descripción general: compartir hojas e informes

Los colaboradores con los que comparte archivos pueden ser internos de la organización o externos. Puede compartir elementos de Smartsheet con usuarios que no tengan una cuenta de Smartsheet. Sin embargo, de esta forma, es probable que no puedan acceder a todas las funciones de Smartsheet. 

 Las acciones que puedan realizar sus colaboradores en el archivo dependerán de los permisos que les conceda. 

Para compartir una hoja o un informe

1. Abra el formulario Compartir hoja o Compartir informe. Tiene dos maneras de hacerlo:
   • En la barra de menú, seleccione Archivo > Menú.
   • En el área superior derecha de la pantalla, seleccione Compartir.
2. En el campo Invitar a personas y grupos , escriba la dirección de correo electrónico del usuario o grupo. 
3. Seleccione el nivel de permisos para cada uno de sus colaboradores.
4. (Opcional) Seleccione Personalizar mensaje para adaptar el mensaje que recibirán sus colaboradores.
5. Seleccione Compartir.

Puede dejar de compartir un elemento o modificar el nivel de permisos del colaborador en cualquier momento.

Quiénes pueden controlar el acceso de uso compartido de los usuarios

Existen dos tipos de usuarios con la capacidad de eliminar el acceso de un usuario a los elementos de Smartsheet compartidos con ellos: 

• En el Centro de administración, los Administradores del sistema pueden impedir que un usuario comparta elementos que son propiedad de usuarios con licencia en la cuenta. 
• Los Administradores de grupo pueden eliminar a un miembro de un grupo para quitarlo también de todos los elementos compartidos con ese grupo.
• Los Administradores de activos del plan pueden revisar las solicitudes de acceso y otorgar permisos a los activos a los que tienen acceso. 

Aspectos a tener en cuenta

• Cuando comparte un informe con alguien, esta persona solo ve los datos de las hojas de origen a las que tiene acceso. Cuando los colaboradores visualizan informes sin tener acceso a las hojas de origen, estos informes pueden aparecer en blanco o con información faltante.
• Al compartir un informe, no se otorga acceso a hojas adicionales. 

Cuando comparta informes, asegúrese de compartir las hojas de origen. Si no desea compartir las hojas de origen, intente publicar el informe y compartir el enlace.

Sugerencias para compartir elementos de Smartsheet

• Para compartir elementos individuales con algunas personas, siga los pasos que se mencionan en este artículo. 
• Si desea compartir uno o más elementos con un grupo de personas, utilice un espacio de trabajo y compártalo con sus compañeros de trabajo.
• Para compartir un panel, consulte el artículo Compartir un panel. 
• Si desea compartir un informe con una persona que no tiene acceso a las hojas de origen, pruebe estas otras opciones:
  • Publicar el informe y compartir el enlace
  • Insertar el informe como un widget en un panel