Administrar tareas y asignaciones con la lista de trabajo del proyecto

Para poder usar la lista de trabajo, debe configurar un proyecto.

Fases 

Las fases dividen un proyecto en diferentes tipos de trabajo. Agregue fases primero y, luego, agregue elementos de trabajo a cada fase.

Siga estos pasos para agregar fases a la lista de trabajo:

1. En la parte superior izquierda de la lista de trabajo, seleccione Fase. Aparece una nueva fila de fase en la parte inferior de la lista de trabajo.
2. Asigne un nombre a la fase. Utilice la tecla Intro para agregar más fases; seleccione cualquier lugar de la pantalla cuando haya terminado.  
3. Para editar la fase, seleccione la nueva fila. El panel de propiedades se abrirá en la barra lateral derecha. 

Siga estos pasos para ajustar las fechas de la fase: 

1. Seleccione la fecha de inicio o finalización en una fila de fase para abrir el calendario. 
2. Seleccione las nuevas fechas del calendario. 

Establezca las fechas de cada fase a medida que las crea; la próxima fase que agregue comenzará inmediatamente después de que finalice la fase anterior.

Agregar elementos de trabajo a la lista de trabajo 

Los elementos de trabajo definen las entregas, expectativas y responsabilidades del proyecto, la fase o la persona.

Siga estos pasos para agregar elementos de trabajo:

1. Pase el cursor sobre una persona y, luego, seleccione Elemento de trabajo.   
2. En el panel derecho, complete las propiedades del elemento de trabajo.  

Al pasar el cursor sobre una fila se activa + Elemento de trabajo en la parte inferior del proyecto o la agrupación de fases para que pueda agregar detalles sobre el elemento.

Siga estos pasos para asignar elementos de trabajo:

1. Seleccione la fila Elemento de trabajo para abrir los detalles del elemento de trabajo.
2. Seleccione Asignar miembro del equipo.

O: 

• Pase el cursor sobre el elemento de trabajo y, a continuación, seleccione Asignar. 

Copiar elementos de trabajo en la lista de trabajo

Puede duplicar un elemento de trabajo al copiarlo en el proyecto o en una fase del proyecto. Copie elementos de trabajo si:

• Hay varias personas trabajando en lo mismo. Copie el elemento de trabajo varias veces y asigne cada copia a las personas que trabajan en él. 
• Tiene asignaciones similares en muchas fases del proyecto, por ejemplo, una revisión del diseño. Copie el elemento de trabajo de cada fase y edite las fechas.
• Necesita mover un elemento de trabajo. Copie el elemento de trabajo a la nueva fase y elimine el elemento de trabajo anterior.

Siga estos pasos para copiar un elemento de trabajo:

1. En la lista de trabajo, seleccione el elemento de trabajo que desea copiar.  
2. En la parte inferior del panel de detalles de la derecha, seleccione Copiar. 
3. Seleccione el proyecto o la fase en la que desea copiar el elemento de trabajo.

Eliminar elementos de trabajo de la lista de trabajo

Solo los administradores y gerentes de proyectos pueden eliminar elementos de trabajo. Si elimina un elemento de trabajo, se elimina la fila completa y todo su contenido, incluida la asignación. No se elimina el tiempo al que ya se le realizó un seguimiento en la asignación.

1. Seleccione la fila Elemento de trabajo. 
2. En la parte inferior del panel de la derecha, seleccione Eliminar. 

Agregar personas a la lista de trabajo

Siga estos pasos para agregar un miembro del equipo a una fase: 

Hay dos formas de agregar un miembro del equipo a la lista de trabajo:

• Seleccione el proyecto o la fase y, luego, seleccione + Agregar miembro del equipo en el panel de la derecha.
• Pase el cursor debajo de la última fase o entrada del proyecto y seleccione Miembro del equipo. El directorio del equipo aparece en el panel de la derecha. 

Siga estos pasos para agregar un miembro del equipo a varias fases:

1. En la parte superior de la lista de trabajo, seleccione Miembro del equipo. 
2. En el panel de la derecha, seleccione las fases a las que desea agregar a los miembros del equipo. También puede seleccionar todo el proyecto. 
3. En la parte inferior del panel, seleccione Agregar fases. 
4. Seleccione el miembro del equipo que desea agregar.

Todas las asignaciones tienen fechas de inicio y finalización. Según si la persona está asignada al nivel del proyecto o de la fase, las asignaciones heredarán las fechas de inicio y finalización del proyecto o de la fase de manera predeterminada.

Especificar el estado del trabajo en la lista de trabajo

Puede especificar un estado para cada elemento de trabajo. Los administradores, los gerentes de proyectos y la persona asignada al trabajo pueden cambiar el estado a lo largo de un proyecto. 

Utilice el estado para identificar los elementos que necesitan atención. Puede personalizar la configuración del estado para adaptarlo al vocabulario único de su organización.

El estado aparece dondequiera que aparezca un elemento de trabajo. Para obtener más información, consulte Estado del trabajo.

Cambiar fechas en la lista de trabajo

Las fechas del proyecto y de las fases sufren cambios. Si tiene fases y asignaciones definidas, puede cambiar las fechas sin editar cada elemento.

Siga estos pasos para cambiar las fechas: 

1. En la lista de trabajo, seleccione el nombre del proyecto o de la fase. Está en negrita en la parte superior de la sección del proyecto o de la fase. 
2. En el panel de la derecha, seleccione Cambiar fechas.
3. Ingrese una nueva fecha de inicio y, a continuación, seleccione Guardar.

Si cambia un proyecto, se mueven todas las fechas de entrega de las fases, asignaciones y tareas.