Retirar, desactivar o reactivar usuarios

Administrar cuentas de usuario

En este artículo, se analiza la información relevante tanto para el Modelo de colaborador heredado como para el Modelo de suscripción de usuarios. ¿No sabe qué modelo utiliza su plan? Verifique si hay una página Administrar la corrección en el Centro de administración. Si existe, su plan utiliza el Modelo de suscripción de usuarios. Consulte el artículo Descripción general del Administrador del sistema del modelo de suscripción de usuarios para obtener más información.

Desactivar usuario

La desactivación se recomienda para evitar que los usuarios internos inicien sesión en Smartsheet. Esto significa que el usuario ya no forma parte de su empresa. Si la desactivación se produjo por error, tiene siete días consecutivos para revertirla, después de los cuales debe retirar al usuario y volver a invitarlo para habilitar su acceso de nuevo.

Los usuarios que desactiva no pueden iniciar sesión en Smartsheet, pero los elementos que crearon siguen disponibles. Tras la desactivación, el usuario ya no tiene asignada una licencia (Modelo de colaborador heredado) o una designación de miembro, por lo que estas quedan disponibles para reasignarse.

Solo puede desactivar usuarios del plan que pertenezcan a cualquiera de los dominios activos. No puede desactivar a los usuarios que tienen correos electrónicos de los siguientes dominios dado que revoca por completo su acceso a Smartsheet. En su lugar, retírelos del plan.

• outlook.com
• gmail.com
• hotmail.com
• live.com
• yahoo.com
• aol.com
• verizon.net
• rocketmail.com
• comcast.net
• icloud.com
• charter.net
• web.de
• mail.com
• email.com
• usa.com
• duck.com
• mail.ru

Reactivar un usuario

Si se desactivó un usuario por error, puede reactivarlo. Por medio de la reactivación, se asigna una licencia (Modelo de colaborador heredado) o designación de miembro (Modelo de suscripción de usuarios) y se restablece el acceso a los elementos compartidos o a aquellos sobre los que el usuario tiene permisos de Propietario.

Nuestra política de reactivación

• Solo tiene siete días consecutivos para reactivar a un usuario después de desactivarlo. No podrá reactivar a ese usuario a partir del octavo día.
• Recomendamos usar la opción Eliminar usuario en el Centro de administración después de siete días. Transfiera los permisos de Propietario del usuario sobre los elementos a otro usuario y vuelva a invitar a la misma persona en lugar de intentar reactivarla. Además, asegúrese de no retirar los permisos de uso compartido si desea que la persona conserve el acceso a sus elementos compartidos.

Usuarios administrados a través de la integración de directorios

La política de reactivación de siete días se aplica exclusivamente a los usuarios administrados en el Centro de administración. Si administra usuarios a través de la integración de directorios e intenta reactivar un usuario pasado el plazo de siete días, haga lo siguiente: 

1. Desactive temporalmente la integración de directorios en Smartsheet.
2. Retire al usuario a través del Centro de administración.
3. Vuelva a activar la integración de directorios en Smartsheet.
4. Agregue al usuario a los grupos relevantes.

Este proceso le permitirá volver a aprovisionarlos a través de la integración de directorios.

Retirar un usuario

Al retirar un usuario (lo que antes se llamaba Eliminar usuario), se lo quita definitivamente del plan y se revoca su acceso a los elementos compartidos. Sin embargo, puede optar por mantener los derechos de acceso del usuario. Los usuarios retirados no pueden acceder al plan y se liberan sus licencias (Modelo de colaborador heredado) o designaciones de miembro (Modelo de suscripción de usuarios).

Al retirar un usuario, asegúrese de transferir sus permisos de Propietario de los elementos de Smartsheet a otro usuario.

Puede volver a invitar a un usuario que se retiró del plan utilizando la misma dirección de correo electrónico.

Eliminar permisos de uso compartido

Al eliminar un usuario, el Centro de administración le pregunta si también debe retirar los permisos de uso compartido.

Puede usar la opción Quitar el acceso a todos los elementos que pertenezcan a su plan para retirar el acceso de un usuario a los elementos de su plan. Si decide no quitar los permisos de uso compartido del usuario después de habilitar la acción Retirar usuario, el usuario continúa conservando su acceso a los elementos compartidos. Esta acción simplemente elimina la licencia del usuario (Modelo de colaborador heredado) o designación de miembro (Modelo de suscripción de usuarios).

De forma predeterminada, la opción Eliminar el acceso de todos los elementos que sean propiedad de su plan está habilitada.

Usuarios de UAP

Puede retirar usuarios si el aprovisionamiento automático de usuarios (UAP) está habilitado en su plan. Sin embargo, si un usuario previamente retirado inicia sesión y no forma parte de otro plan, se lo volverá a agregar al plan original con el UAP activo para ese dominio. Tenga en cuenta que el usuario no aparecerá en la pantalla Administración de usuarios, a menos que vuelva a iniciar sesión en Smartsheet. Obtenga más información sobre el UAP.

Para retirar, desactivar o reactivar usuarios, haga lo siguiente:

1. Vaya al Centro de administración.  
2. Seleccione Administración de usuarios.
3. Pase el cursor sobre la fila de la cuenta de usuario que desea gestionar.
4. En el lado derecho de la fila, seleccione para abrir el menú de acciones.
5. Seleccione una de las siguientes opciones:
   • Quitar el uso compartido
   • Desactivar usuario
   • Eliminar usuario
   • Reactivar usuario

Para encontrar usuarios desactivados, haga lo siguiente:

1. Vaya al Centro de administración.
2. Seleccione Administración de usuarios.
3. En la parte superior derecha, cambie la configuración del filtro de Mostrar todos los usuarios a Desactivados.
4. Busque la cuenta del usuario desactivado.

Para transferir los permisos de Propietario de elementos y grupos

1. Vaya al Centro de administración.
2. Seleccione Administración de usuarios.
3. Pase el cursor sobre la fila de la cuenta de usuario que desea gestionar.
4. En el lado derecho de la fila, seleccione .
5. Seleccione una de las siguientes opciones:
   • Transferir permisos de propietario…
   • Transferir grupos con propietario…
   • (Opcional) Quitar el uso compartido
   • (Opcional) Retirar de los grupos

Otras cuestiones para tener en cuenta

Tiene la responsabilidad de garantizar que los usuarios accedan a los servicios de Smartsheet y los utilicen dentro de los límites autorizados. El acceso no autorizado a los servicios, al igual que el uso de estos sin autorización, se facturan de acuerdo con la Política de límites. A menos que se acuerde otra cosa por escrito con Smartsheet, el retiro o la desactivación de los usuarios o el cese del uso de los servicios no afectarán el derecho de Smartsheet a facturar el acceso y el uso no autorizados.

• No puede retirarse a usted mismo de un plan, ni siquiera aunque sea Administrador del sistema. Otro Administrador del sistema debe retirarlo del plan. 
• No puede desactivar usuarios ni revocar su acceso a Smartsheet por medio de una integración externa.
• Al desactivar a un usuario, se revocan de inmediato todos los tokens de acceso a la API que haya generado. El usuario desactivado ya no puede usarlos.
• Use el menú desplegable de filtros que se encuentra en el extremo superior derecho para buscar a los usuarios por estado o tipo. ¿No encuentra un usuario? Intente cambiar la configuración del filtro. 
• Las llamadas al Centro de administración y a la API mostrarán un mensaje de error si intenta reactivar un usuario luego del período de siete días posterior a la desactivación.
• Si un Administrador del sistema transfiere los permisos de Propietario de un elemento a otro usuario sin quitar los permisos de uso compartido del Propietario anterior, este conservará sus permisos de Administrador.