Controlar quiénes reciben notificaciones sobre alertas y solicitudes

Puede controlar quiénes reciben alertas o solicitudes según la relación de una persona con la organización y si tiene acceso o no a la hoja desde la cual se originaron las alertas o solicitudes. Puede controlar ambas situaciones a nivel de la cuenta y de la hoja.

Para que las integraciones de chat (Slack, Google Hangouts, Microsoft Teams) puedan recibir alertas y solicitudes, asegúrese de que la configuración de automatización sea ilimitada, tanto a nivel de la cuenta como de la hoja.

Controles de automatización a nivel de la cuenta

• Vaya a Cuenta > Administración de la cuenta > Configuración de la cuenta > Permisos de automatización. Solo un administrador del sistema puede acceder a esta configuración. 

Para obtener más información, consulte Configuración global de la cuenta.

Controles de automatización a nivel de la hoja

El propietario o el administrador de la hoja puede controlar quiénes reciben alertas y solicitudes en la hoja.

Para modificar las notificaciones a nivel de la hoja, haga lo siguiente: 

1. En la esquina superior izquierda de la hoja, seleccione Automatización > Administrar flujos de trabajo. 
2. En el extremo superior derecho de la ventana Automatización, seleccione el ícono Configuración. 
3. En la ventana Permisos de automatización que aparece, elija la configuración deseada para controlar quiénes pueden recibir notificaciones sobre esta hoja:
   • Restringido (opción predeterminada): Solo recibirán notificaciones las personas que puede ver la hoja y que han iniciado sesión en Smartsheet anteriormente.
   • Limitado: Recibirán notificaciones las personas que compartan su cuenta de Smartsheet y que puedan ver la hoja desde Smartsheet.
   • Ilimitado: Todas las personas recibirán notificaciones, incluso aquellas con las que no comparte la hoja.
     
     Si los permisos a nivel de la cuenta se establecen en Limitado o Restringido, es posible que algunas de estas opciones de configuración no estén disponibles para usted. Si no puede establecer la configuración deseada para alertas y acciones a nivel de la hoja, póngase en contacto con el Administrador del sistema para hacer los ajustes al nivel de la cuenta.

Recibir la alerta “No todos los destinatarios recibirán notificaciones de los flujos de trabajo”

¿Acaso recibió una alerta de Smartsheet que indicaba que uno o más usuarios no recibirán las notificaciones? A continuación, le indicamos algunas medidas que puede tomar:

Compartir la hoja con el destinatario deseado

Si creó una alerta diseñada para que llegue a las personas con quienes comparte la hoja, pero recibió un correo electrónico indicando que la alerta no se podía entregar a uno o más destinatarios, considere compartir la hoja con ellos si aún no lo ha hecho.

1. Abra la hoja y haga clic en el botón Compartir en el extremo superior derecho. Aparece el formulario Uso compartido de la hoja.
2. En el campo Invitar colaboradores, escriba la dirección de correo electrónico de la persona con quien desea compartir la hoja.
3. Defina el permiso de uso compartido para dicha persona. (Más información sobre Niveles de permiso de uso compartido).
   
   En la sección Detalles de la invitación, puede ingresar un mensaje personal para la persona de manera que tenga más contexto sobre la hoja.
    
4. Haga clic en el botón Compartir hoja.

Cambiar la configuración para que tenga menos restricciones

Si creó una alerta diseñada para que llegue a aquellas personas con las que no comparte su hoja, es posible que deba editar la configuración de alertas y acciones para que tenga menos restricciones. Esto también puede suceder si dejó de compartir la hoja con alguna persona, pero aún desea que esta reciba alertas.

1. Abra la hoja y haga clic en Automatización > Administrar flujos de trabajo.
2. Haga clic en el ícono Configuración ubicado en el extremo superior derecho del Administrador de flujos de trabajo.
3. Elija una configuración con menos restricciones (por ejemplo, ilimitado).

Editar la lista de destinatarios de notificaciones

Si copió una hoja con alertas configuradas para que les lleguen a personas específicas a quienes no se les compartió la hoja de las nuevas copias, debe actualizar la lista de destinatarios de flujos de trabajo para eliminar a estas personas si no quiere que reciban las alertas.

1. Abra la hoja y haga clic en Automatización > Administrar flujos de trabajo.
2. Haga doble clic en la regla (verá un mensaje en texto color rojo en el que se indica que se eliminó un destinatario).
3. Modifique la lista de destinatarios desde el generador de flujos de trabajo según sea necesario.

Confirmar que las direcciones de correo electrónico estén en la lista autorizada

Consulte con el Administrador del sistema de su cuenta a fin de garantizar que todas las direcciones de correo electrónico adecuadas estén en la lista autorizada para su organización.

Puede encontrar la dirección de correo electrónico del Administrador del sistema en Smartsheet haciendo clic en el ícono del perfil en el extremo superior derecho de la pantalla y seleccionando Administración de la cuenta.