Lizenzierte*n Benutzer*in ersetzen, wenn alle Lizenzen zugewiesen sind

Dieser Artikel bezieht sich nur auf das alte Mitarbeitendenmodell. Sie sind sich nicht sicher, welches Modell Ihr Plan nutzt? Überprüfen Sie, ob es in Admin Center eine Seite zum Verwalten von Ausgleichen gibt. Gibt es eine solche Seite, dann verwendet Ihr Plan das Abonnementmodell für Benutzer*innen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Übersicht über das Abonnementmodell für Benutzer*innen.

Auf neue*n Benutzer*in umstellen

Führen Sie die folgenden Schritte aus, damit neue Benutzer*innen Zugriff auf alles haben, was sie brauchen.

Schritt 1: Fügen Sie den*die neue*n Benutzer*in ohne Lizenz hinzu

1. Melden Sie sich bei Admin Center an und wählen Sie das Menüsymbol links oben im Bildschirm aus.

2. Wechseln Sie zu Benutzerverwaltung > Benutzer hinzufügen.

3. Geben Sie im angezeigten Fenster Benutzer hinzufügen die E-Mail-Adresse der neuen Person ein.

   Stellen Sie sicher, dass der Umschalter Lizenzierter Benutzer deaktiviert ist. Wir erteilen dieser Person später eine Lizenz.

4. Wählen Sie Einladen aus.

   Die Person erhält eine Einladung per E-Mail, um Ihrem Konto beizutreten. Sobald sie die Einladung angenommen hat, können Sie mit Schritt 2 fortfahren.

Schritt 2: Entfernen Sie die vorherige Lizenz, aber nicht den*die Benutzer*in

Nachdem die neuen Benutzer*innen die Einladung als unlizenzierter Benutzer angenommen haben, entfernen Sie die Lizenz von der Person, die ersetzt wird.

Während des Prozesses zum Entfernen der Lizenz werden Sie aufgefordert, die Inhaberberechtigungen für Sheets von diesen Benutzer*innen auf eine andere Person zu übertragen.

Im Fenster Benutzerverwaltung:

1. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Zeile des Benutzerkontos, das Sie entfernen möchten.

2. Wählen Sie rechts von der Zeile aus.

3. Deaktivieren Sie den Umschalter Lizenzierter Benutzer. Das Dialogfeld Inhaberberechtigungen übertragen und Lizenz entfernen wird angezeigt.

   Wenn Benutzer*innen keine Sheets erstellt haben oder keine Inhaberberechtigungen für Smartsheet-Elemente besitzen, wird das Dialogfeld nicht angezeigt. Fahren Sie mit Schritt 5 fort.

4. Wählen Sie die Option Ohne Übertragen der Elemente entfernen aus.

5. Wählen Sie Übertragen und entfernen aus.

Wenn die Person ein GruppenAdmin war, müssen Sie die Gruppen übertragen, deren Inhaber*in sie war. Gruppen können in diesem Schritt auf eine*n beliebige*n Systemadmin oder Gruppenadmin übertragen werden.

Brandfolder Image

Schritt 3: Erteilen Sie den neuen Benutzer*innen eine Lizenz

Nachdem Sie jetzt eine Lizenz verfügbar gemacht haben, können Sie sie der neuen Person im Plan erteilen. Im Fenster Benutzerverwaltung:

1. Suchen Sie die Benutzer*innen, die Sie dem Plan hinzugefügt haben.

2. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Zeile des Benutzerkontos und wählen Sie aus.

3. Aktivieren Sie den Umschalter Lizenzierter Benutzer und wählen Sie Speichern aus.

Mit einer Lizenz können die neuen Benutzer*innen die Inhaberberechtigungen für die Sheets der Benutzer*innen übernehmen, die den Plan verlassen.

Schritt 4: Übertragen Sie die Inhaberberechtigungen aller Smartsheet-Elemente auf die neuen Benutzer*innen

Wenn alte Benutzer*innen Inhaberberechtigungen für Elemente in einem Arbeitsbereich haben, die sie verwalten, aber deren Inhaber*innen sie nicht sind, werden diese Elemente automatisch aus dem Arbeitsbereich entfernt und für die Mitarbeitenden des Arbeitsbereichs auf Elementebene freigegeben. Um dies zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass die Arbeitsbereiche für neue Benutzer*innen mit Berechtigungen auf Adminebene freigegeben sind, bevor Sie fortfahren.

Im Fenster Benutzerverwaltung:

1. Bewegen Sie den Mauszeiger auf die Zeile des Benutzers, der den Plan verlässt.

2. Wählen Sie aus.

3. Wählen Sie Inhaberberechtigungen übertragen … aus.

4. Geben Sie die E-Mail-Adresse des neuen Inhabers ein und wählen Sie Übertragen aus.

Sie haben jetzt die Inhaberberechtigungen auf neue Benutzer*innen übertragen.

Schritt 5: Geben Sie andere Elemente für die neuen Benutzer*innen frei und schließen Sie die Umstellung ab

Laden Sie einen „Bericht über Zugang zu Sheets“ herunter und stellen Sie sicher, dass für die neuen Benutzer*innen dieselben Elemente freigegeben sind wie für die Benutzer*innen, die Sie aus dem Plan entfernen.

Im Fenster Benutzerverwaltung:

1. Wählen Sie Weitere Aktionen > Sheetzugang aus. Sie erhalten eine E-Mail mit einem Link zum „Bericht über Zugang zu Sheets“. Beachten Sie, dass es je nach Größe Ihres Berichts einige Minuten dauern kann, bis Sie die E-Mail erhalten.

2. Öffnen Sie den „Bericht über Zugang zu Sheets“ in Excel und filtern Sie nach der E-Mail-Adresse der Person, die Sie entfernen.

3. Der „Bericht über Zugang zu Sheets“ enthält auch die E-Mail-Adressen der Sheetinhaber. Kontaktieren Sie jeden von ihnen und bitten Sie sie, ihre Sheets für die E-Mail-Adresse der neuen Person in Ihrem Plan freizugeben.

Ihr*e neue*r Benutzer*in ist jetzt einsatzbereit! Sie können jetzt den*die vorherige*n Benutzer*in bei Bedarf aus Ihrem Plan entfernen. Weitere Informationen zum Verwalten von Benutzern