Steuern, wer über Alarme und Anforderungen benachrichtigt wird

Sie können steuern, wer Alarme oder Anforderungen basierend auf der Beziehung einer Person zu Ihrer Organisation erhält und ob diese Personen Zugriff auf das Sheet haben, auf das sich die Alarme oder Anforderungen beziehen. Sie können beides auf Konto- und Sheet-Ebene steuern.

Damit Chat-Integrationen (Slack, Google Hangouts, Microsoft Teams) Alarme und Anforderungen empfangen können, sollten Sie die Automatisierungseinstellungen sowohl auf Konto- als auch auf Sheet-Ebene auf „Uneingeschränkt“ einstellen.

Automatisierungssteuerung auf Kontoebene

• Navigieren Sie zu Konto > Kontoverwaltung > Kontoeinstellungen > Berechtigungen für die Automatisierung. Nur Systemadministratoren können auf diese Einstellung zugreifen. 

Weitere Informationen erhalten Sie unter Globale Kontoeinstellungen.

Automatisierungssteuerung auf Sheet-Ebene

Der Sheet-Inhaber oder Administrator kann festlegen, wer Alarme und Anforderungen für das Sheet erhalten kann.

So ändern Sie die Benachrichtigungseinstellungen auf Sheet-Ebene: 

1. Wählen Sie im Sheet oben links Automatisierungen > Workflows verwalten aus. 
2. Wählen Sie im Fenster „Automatisierung“ oben rechts das Symbol Einstellungen aus. 
3. Wählen Sie im angezeigten Fenster „Berechtigungen für die Automatisierung“ die gewünschte Einstellung dafür aus, wer in Zusammenhang mit diesem Sheet benachrichtigt werden soll:
   • Eingeschränkt (Standard): Nur Personen, die das Sheet anzeigen können und sich bei Smartsheet angemeldet haben, werden benachrichtigt.
   • Beschränkt: Personen in Ihrem Smartsheet-Konto sowie Personen, die das Sheet in Smartsheet anzeigen, werden benachrichtigt.
   • Unbegrenzt: Jeder wird benachrichtigt, auch wenn das Sheet nicht für die Person freigegeben ist.
     
     Wenn die Berechtigungen auf Kontoebene auf Beschränkt oder Eingeschränkt eingestellt sind, stehen Ihnen einige dieser Einstellungen vielleicht nicht zur Verfügung. Wenn Sie die gewünschten Einstellungen für Alarme und Aktionen nicht auf Sheet-Ebene festlegen können, wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator, damit er sie auf Kontoebene anpassen kann.

Fehler „Nicht alle Empfänger erhalten Benachrichtigungen“

Haben Sie einen Alarm von Smartsheet erhalten, dass mindestens ein Benutzer keine Benachrichtigungen erhält? Folgendes können Sie versuchen:

Das Sheet für den gewünschten Empfänger freigeben

Wenn Sie einen Alarm erstellt haben, der an Personen versendet werden soll, für die Ihr Sheet freigegeben ist, aber Sie eine E-Mail erhalten haben, dass der Alarm mindestens einem Empfänger nicht zugestellt werden konnte, sollten Sie überlegen, ob Sie das Sheet für diese Personen freigeben möchten, falls dies noch nicht geschehen ist.

1. Öffnen Sie das Sheet und klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Freigeben. Das Sheet-Freigabeformular wird angezeigt.
2. Geben Sie im Feld Mitarbeiter einladen die E-Mail-Adresse der Person ein, für die das Sheet freigegeben werden soll.
3. Legen Sie die für sie gewünschte Freigabeberechtigung fest. (Weitere Informationen finden Sie unter Freigabeberechtigungsstufen.)
   
   Im Abschnitt Einladungsdetails können Sie eine persönliche Mitteilung an die Person eingeben, damit diese mehr Kontext zum Sheet hat.
    
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Sheet freigeben.

Einstellungen weniger restriktiv machen

Wenn Sie einen Alarm erstellt haben, der an Personen verschickt werden soll, für die das Sheet nicht freigegeben ist, müssen Sie Ihre Einstellungen für Alarme und Aktionen möglicherweise weniger restriktiv gestalten. Das kann auch der Fall sein, wenn Sie die Freigabe des Sheets für eine Person aufgehoben haben, diese Person aber immer noch Alarme erhalten soll.

1. Öffnen Sie das Sheet und klicken Sie auf Automatisierung > Workflows verwalten.
2. Klicken Sie im Workflow Manager oben rechts auf das Symbol Einstellungen.
3. Wählen Sie eine weniger restriktive Einstellung aus (z. B. „Unbegrenzt“).

Empfängerliste für Benachrichtigungen bearbeiten

Falls Sie ein Sheet kopiert haben, bei dem Alarme an bestimmte Personen konfiguriert sind, für die die Kopie nicht freigegeben ist, müssen Sie diese Personen aus der Workflow-Empfängerliste entfernen, falls sie keine Alarme erhalten sollen.

1. Öffnen Sie das Sheet und klicken Sie auf Automatisierung > Workflows verwalten.
2. Doppelklicken Sie auf die Regel. (Sie umfasst eine Meldung mit rotem Text, die angibt, dass ein Empfänger entfernt wurde.)
3. Bearbeiten Sie die Empfängerliste im Workflow-Builder wie erforderlich.

E-Mail-Adressen auf der Liste der zugelassenen Adressen bestätigen

Prüfen Sie gemeinsam mit dem Systemadministrator für Ihr Konto, ob alle erforderlichen E-Mail-Adressen sich auf der Liste der zugelassenen Adressen für Ihre Organisation befinden.

Sie finden die E-Mail-Adresse Ihres Systemadministrators in Smartsheet, indem Sie rechts oben auf das Profilsymbol klicken und Kontoverwaltung auswählen.