Übersicht: Sheets und Berichte freigeben

Sie können Dateien für Mitarbeiter in- und auch außerhalb Ihrer Organisation freigeben. Sie können Smartsheet-Elemente für Benutzer ohne ein Smartsheet-Konto freigeben, diese können möglicherweise jedoch nicht auf alle Smartsheet-Funktionen zugreifen. 

 Was Ihre Mitarbeiter in der Datei machen können, hängt von den Berechtigungen ab, die Sie ihnen erteilt haben. 

So geben Sie ein Sheet oder einen Bericht frei

1. Öffnen Sie das Formular Sheet freigeben oder Bericht freigeben. Hierzu haben Sie zwei Möglichkeiten:
   • Wählen Sie in der Menüleiste Datei > Menü aus.
   • Wählen Sie oben rechts auf dem Bildschirm Freigeben aus.
2. Geben Sie im Feld Personen und Gruppen einladen die E-Mail-Adresse des Benutzers oder der Gruppe ein. 
3. Wählen Sie die Berechtigungsstufe für jeden Ihrer Mitarbeiter aus.
4. Optional: Wählen Sie Nachricht anpassen aus, um die Nachricht, die Ihre Mitarbeiter erhalten, zu personalisieren.
5. Wählen Sie Freigeben aus.

Sie können jederzeit die Freigabe eines Elements beenden oder die Berechtigungsstufe eines Mitarbeiters ändern.

Wer kontrolliert den Zugriff von Benutzern bei einer Freigabe?

Es gibt zwei Benutzertypen, die den Zugriff eines Benutzers auf für diesen freigegebene Smartsheet-Elemente entfernen können: 

• Im Admin Center können Systemadministratoren verhindern, dass ein Benutzer Elemente freigibt, deren Inhaber ein lizenzierter Benutzer im Konto ist. 
• Gruppenadministratoren können ein Mitglied aus einer Gruppe entfernen und es dadurch auch aus allen Elementen entfernen, die für diese Gruppe freigegeben wurden.
• Plan-Asset-Verwalter können Zugriffsanforderungen überprüfen und Berechtigungen für Assets erteilen, auf die sie Zugriff haben. 

Dinge, die Sie beachten sollten

• Wenn Sie einen Bericht für jemanden freigeben, sieht dieser Benutzer nur die Daten aus den Quellsheets, auf die er Zugriff hat. Wenn Mitarbeiter Berichte ohne Zugriff auf die Quellsheets anzeigen, werden die Berichte leer angezeigt oder es fehlen Informationen.
• Durch die Freigabe eines Berichts wird kein Zugriff auf andere Sheets gewährt. 

Stellen Sie bei der Freigabe von Berichten sicher, dass Sie die entsprechenden Quellsheets dieser ebenfalls freigeben. Wenn Sie die Quellsheets nicht freigeben möchten, versuchen Sie, den Bericht zu veröffentlichen und den Link freizugeben.

Tipps zur Freigabe von Smartsheet-Elementen

• Befolgen Sie die Freigabeschritte in diesem Artikel, falls Sie jeweils nur einzelne Elemente für einige wenige Benutzer freigeben möchten. 
• Falls Sie einzelne oder mehrere Elemente für eine Benutzergruppe freigeben möchten, verwenden Sie einen Arbeitsbereich und geben Sie diesen für Ihre Mitarbeiter frei.
• Um ein Dashboard freizugeben, lesen Sie den Artikel Ein Dashboard freigeben. 
• Falls Sie einen Bericht für jemanden freigeben möchten, der keinen Zugriff auf Quellsheets hat, versuchen Sie es mit einer dieser Optionen:
  • Veröffentlichen Sie den Bericht und geben Sie den Link frei.
  • Fügen Sie den Bericht als Widget in ein Dashboard ein.