Die folgenden Smartsheet-Google Drive-Integrationspunkte sind zur Installation im Chrome Web Store verfügbar:
- Smartsheet für Google Docs: Importieren Sie Smartsheet-Daten strategisch in Ihr Google-Dokument.
- Smartsheet für Google Formulare: Speichern Sie Antworten auf Google Formulare in einem neuen Sheet in Smartsheet.
- Neue Sheets aus Google Drive erstellen: Neue Sheets werden in Smartsheet gespeichert. Es wird jedoch auch ein Link in Google Drive erstellt, sodass Sie sie einfach von dort aus öffnen können.
Darüber hinaus erfordern mehrere Integrationspunkte mit Google keine Installation. Hier ist die vollständige Liste.
Sie müssen zunächst den Chrome-Browser verwenden, um Smartsheet-Apps oder -Add-ons zu installieren. Nach der Installation können Sie jedoch in jedem beliebigen Browser auf die Google Drive-Smartsheet-Funktionen zugreifen.
Smartsheet Merge-Add-on verwenden
Smartsheet für Google Docs ist ein Add-on für Google Docs, mit dem Sie Rechnungen, Briefe, Umschläge oder andere Dokumente aus Ihren Smartsheet-Daten erstellen können. Sie können beispielsweise die Namen in Ihrer Spalte Name des Kunden in Smartsheet verwenden, um einen Brief anzupassen, der für jede*n Ihrer Kund*innen in Google Docs erstellt wird.
Nur die ersten 100 Spalten im Sheet können in der Seitenleiste ausgewählt werden. Sie können ein „Merge Field“-Tag für eine Spalte manuell erstellen, indem Sie den Spaltennamen eingeben und ihn in zwei Sätze aus geschweiften Klammern einschließen. Zum Beispiel: {{Spaltenname}}.
Wenn sich die Namen oder Orte Ihrer Spalten nach dem Start des Add-ons geändert haben, wählen Sie Spalten aktualisieren aus, um die Liste auf der Seitenleiste zu aktualisieren.
Smartsheet für Google Docs-Add-on installieren
- Installieren Sie Smartsheet für Google Docs über den Chrome Web Store und erteilen Sie Smartsheet die Berechtigung für den Zugriff auf Ihre Google Drive-Dokumente.
- Navigieren Sie nach der Installation zu einem beliebigen Dokument, in dem Sie Smartsheet-Daten zusammenführen möchten.
- Wählen Sie oben Erweiterungen > Smartsheet für Google Docs > Start aus. Die Seitenleiste von Smartsheet Merge wird rechts neben dem Dokument angezeigt.
Wählen Sie die Schaltfläche Mit Smartsheet verbinden aus, und befolgen Sie dann die Schritte, um den Zugriff zwischen der App und Ihrem Smartsheet-Konto zu autorisieren.
Wenn Sie bei mehreren Google-Konten angemeldet sind, wird während dieses Vorgangs möglicherweise eine Fehlermeldung angezeigt. Melden Sie sich in diesem Fall in allen Browserfenstern bei allen Google-Konten ab, schließen Sie den Browser und melden Sie sich anschließend nur bei einem einzigen Google-Konto an.
- Nach der erfolgreichen Anmeldung wird die Seite aktualisiert, und Sie werden aufgefordert, das Fenster zu schließen und zu Ihrem Google Doc mit der Seitenleiste von Smartsheet Merge zurückzukehren.
- Sie werden feststellen, dass die Seitenleiste von Smartsheet Merge aktualisiert wurde. Wählen Sie Sheet auswählen aus und wählen Sie das Sheet aus, das Sie für die Zusammenführung verwenden möchten. Verwenden Sie das Suchfeld direkt über Ihrer Sheetliste, um Sheets schnell zu filtern und das gesuchte zu finden.
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- Wählen Sie Zeilen auswählen in der Seitenleiste von Smartsheet Merge, um Zeilen auszuwählen, die mit dem Dokument zusammengeführt werden sollen. Wenn Sie mehrere Zeilen auswählen, werden bei Smartsheet Merge mehrere Kopien des Google-Dokuments erstellt, wobei jede mit Daten aus einer ausgewählten Zeile zusammengeführt wird. Sie können maximal 150 Zeilen pro Zusammenführung auswählen.
- Wählen Sie Zusammenführungsfelder einfügen in der Seitenleiste von Smartsheet Merge aus.
- Smartsheet Merge verwendet Zusammenführungsfelder, um Ihre Smartsheet-Daten im Google-Dokument zu platzieren. Platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der das erste Tag im Dokument angezeigt werden soll, und wählen Sie dann einen Spaltennamen auf der Seitenleiste aus. Dadurch wird ein „Merge Field“-Tag eingefügt, das als Platzhalter für Daten aus Smartsheet fungiert. Wiederholen Sie diesen Vorgang für jede Datenspalte, die Sie im Dokument zusammenführen möchten.
- Wenn Sie mit dem Einrichten des Dokuments fertig sind, wählen Sie Zusammenführung ausführen in der Seitenleiste von Smartsheet Merge aus. Wählen Sie die gewünschte Option aus:
- Mehrere Google-Dokumente erstellen
- Mehrere PDFs erstellen
Zu einer Datei kombinieren
Wenn Sie die letzte Option auswählen, werden alle zusammengeführten Dokumente zu einem einzigen Google-Dokument oder einer PDF-Datei kombiniert, um das Drucken zu vereinfachen.
Google erstellt nur PDFs von Dokumenten, die kleiner als 10 MB sind.
- Passen Sie das Dateinamensformat an. Standardmäßig enthält der Name einer Datei die Daten der primären Spalte Ihres Sheets. Sie können jedoch Ändern neben Dateinamensformat auswählen, um dies ggf. anzupassen.
- Zusätzliche Optionen konfigurieren:
- In Google Drive freigeben: Gibt jedes Zusammenführungsdokument für die gültige Gmail- oder Google Apps-E-Mail-Adresse frei, die in der Zeile aufgelistet ist. Dazu ist es erforderlich, dass in einer der ersten 100 Spalten des Sheets die E-Mail-Adresse angegeben wird, für die das in der Zeile enthaltene Dokument freigegeben werden soll.
- An Zeile in Smartsheet anhängen: Hängt einen Link zum generierten Google- oder PDF-Dokument an die Zeile in Smartsheet an.
- Zu Zeile in Smartsheet hochladen (nur PDF-Dokumente): Laden Sie die generierte PDF-Datei in Smartsheet hoch und hängen Sie sie an die Zeile an.
- Per E-Mail senden (nur PDF-Dokumente): Sendet ein PDF-Dokument als E-Mail-Anlage an die gültige Adresse in der Zeile. Die E-Mails werden von der Person gesendet, die das Add-on ausführt. Dazu ist es erforderlich, dass in einer der ersten 100 Spalten des Sheets die E-Mail-Adresse angegeben wird, an die das in der Zeile enthaltene Dokument gesendet werden soll. Wählen Sie Konfigurieren aus, um die Betreffzeile und den Text der E-Mails anzupassen. Sie können in der Betreffzeile und im Text Zusammenführungsfelder verwenden, um Werte aus der Zeile einzufügen. Dies verläuft genauso wie bei der Verwendung von Zusammenführungsfeldern im Google-Dokument.
- Wählen Sie die Schaltfläche Zusammenführung ausführen unten auf der Seitenleiste aus. Der Zusammenführungsvorgang wird ausgeführt und die neuen Dokumente werden in einem Ordner abgelegt, dessen Name zu Beginn des Zusammenführungsvorgangs aus dem Namen des aktuellen Dokuments erstellt wurde.
Wenn Sie zu irgendeinem Zeitpunkt die Fehlermeldung erhalten, dass Sie die Integration nicht nutzen können, weil Ihre Domäne die Anwendungen von Drittanbietern deaktiviert hat, kann Ihr*e Google-Domänen-Admin dies mithilfe dieser Anweisungen auf der Supportwebsite von Google beheben. Wenden Sie sich an die*den Admin Ihres Google-Kontos und fragen Sie, ob die Person bereit wäre, die Einstellungen zu ändern und die Verwendung von Apps von Drittanbietern wie unserer zuzulassen.
Apps und Add-ons deinstallieren
Befolgen Sie die Anweisungen auf der Supportwebsite von Google für das Deinstallieren von Apps aus Google Drive.